Lomat ohi ja sähköpostilaatikko täynnä

Työt ovat taas käynnistymässä lomien jälkeen ja koneella on odottanut lukijaansa täysi Saapuneet-sähköpostilaatikko. Yrität erottaa sähköposteista oleellisen, järjestää ne ja loput joutaakin roskalaatikkoon. Sähköpostin läpikäynti itsessään lyö monesti kuin seinä vastaan ja tuleekin jo mieleen että milloinkohan seuraava loma alkaakaan…ehkä ensi kesää silmälläpitäen asiat voisivat olla järjesteltynä toisin.

Ennen kesää poistin itse kaikki sähköpostiin tilaamani ja vuosien aikana kertyneet uutiset ja muut sähköpostikirjeet. Jatkossa seuraan kirjeitä lähettäviä tahoja silloin kun siihen on aikaa. Näitä ”roskaposteja” tuli aiemmin mieletön määrä viikossa. Operaation jälkeen lomalta palatessani postilaatikossa oli käytännössä vain ja ainoastaan työtehtäviini liittyviä posteja. Pois silmistä ja pois mielestä toimii tässäkin. Suosittelen!

Päätin lomien jälkeen että alan kirjoittamaan blogia koska asia oli pitkään ollut jo mielessä ja monet olivat sitä ehdottaneet. Viimeisen vuoden aikana ehdin kirjoittamaan kaksi alla olevaa artikkelia projektin- ja työnhallintaan liittyen. Tällä tavoin tiedon jakaminen ei osoittautunut kovin joustavaksi joten blogi oli parempi ratkaisu. Lukekoon ken jaksaa 😉

Cenno ja Projektinhallinta 2.0 dokumentti (PDF, 400 KB)
Vähennä stressiä ja lisää tuottavuutta työn hallinnalla (PDF, 600 KB)

Blogin avaaminen olikin sitten hieman työläämpää. Blogialustoja oli useita, näihin tutustuminen ja sopivan löytäminen ei niin yksinkertaista. Lopulta päästiin kuitenkin liikkeelle.

Blogi on suunnattu kaikille niille jotka ovat kiinnostuneet niin henkilökohtaisesta kuin työyhteisöissä tapahtuvasta työn ja projektien paremmasta hallinnasta. Itse olen toistakymmentä vuotta tehnyt työtä ja projekteja hyvinkin erikokoisissa yrityksissä ja monesti kaoottisissakin ympäristöissä. Viimeiset kolme vuotta olen toiminut yrittäjänä jona aikana heräsi ajatus lähteä rakentamaan työkaluja kaaoksen hallintaan. Lähdinkin liikkeelle sitä kautta miten voisin uudella tavalla organisoida a) oman työni b) työni suhteessa muihin. Vain muuttamalla omia toimintatapoja muutosta alkaa tapahtumaan myös ympäristössä. Toimintatapojen muutos onkin kaiken A ja O. Yllämainittu sähköpostin on hyvä esimerkki mitä se voi aiheuttaa esimerkiksi juuri lomilta palatessa. Kun tähän päälle lyödään kasa muuta työtä, projekteja ja tehtäviä mitkä pitäisi olla heti valmiina niin paketti alkaa sinne seuraavan loman odotukseen olla valmis. Hei, eihän se näin pitänyt mennä…

Yksi hyvä käytännön tapa itselläni päivittäisen töiden hallintaan on että jos asioita ei ehdi heti ja nopeasti tekemään niin kirjaan ne talteen yhteen ja samaan paikkaan. Tärkeintä on että on se yksi paikka, oli se mikä hyvänsä. Näin asiat saa pois pyörimästä mielestä. Seuraavana onkin näiden isompien töiden järjestäminen tärkeys sekä kiireellisyysjärjestykseen ja suunnitella niiden tekemistä pidemmällä tähtäimellä. Toisaalta heti kun tehtävät asiat ovat tallessa tai vähintäänkin kerättynä kokoon niin päässä oleva ”Haminan kaupunki” alkaa selkeytyä. Toinen hyväksi kokemani tapa on päivän aikana ja päätteeksi mieleen pulpahtavat asiat laittaa talteen jolloin niitä ei tarvitse enää miettiä illalla tai etenkään lomalla.

Ylipäätään kohtuuton työnteko ei tarkoita että saisi todellisuudessa enemmän aikaan. Monesti vain tekemällä töitä aiheuttaa enemmän ongelmia kuin ratkaisee niitä.  Kun osaa erottaa työn, vapaa-ajan ja levon niin tilanne pysyy paremmin hallinnassa. Työn sankarit ovatkin yleensä jo kotona harrastusten ja perheiden parissa silloin kun työholistit polttavat kynttilää molemmista päistä. Yletön työnteko ruokkii myös sitä että fokus katoaa, arviointikyky heikkenee sekä tehokas tapa saada asiat tehdyksi paremmin ja nopeammin. Kierre on valmis ja töitä pitää tehdä lisää.

Luomalla terveen suhteen työhön ja pitämällä lomia vaikka useammin ja lyhyissä pätkissä parantaa työssä jaksamista ympäri vuoden. Jos odottaa vain seuraavan vuoden kesälomaa kun vasta edellinen on ohi niin voi olla syytä tutkiskella omaa suhdettaan työhön ja muuhun elämään.

Työn iloa ja hyvää alkanutta syksyä!