Projektityökalun käyttöönotto ja toimintatapojen muutos kaaoksen keskellä

Törmään toistuvasti muna-kana ilmiöön, jossa projektikaaoksen hallinnan avuksi tarvittaisiin projektityökalua ja uusia toimintatapoja, mutta projekteissa on vain niin kiire ettei aika riitä ottamaan niitä käyttöön. Tästä johtuen projektityökalua hankittaessa ja uudenlaiseen toimintatapaan siirryttäessä onkin järkevää miettiä voisiko lähteä yksinkertaisesti pienestä liikkeelle ja laajentaa projekti-projektilta sitä mukaa kun tarvetta on. Tämä edellyttää erityistä joustavuutta projektityökalulta. Lisäksi työkalu tulee testattua käytännön päivittäisessä käytössä.

Suosittelemmekin käytännössä aina kevyttä tapaa lähteä liikkeelle:

  • palvelun avaus koekäyttöön
  • luodaan joku todellinen sisäinen tai esim. asiakasprojekti
  • luodaan/kutsutaan muutama projektiin kuuluva käyttäjä
  • opitaan käyttöä ja uusia toimintatapoja päivittäistä projektityötä tehdessä sen sijaan että luettaisi liikaa ohjeita tai kulutettaisi energiaa raskaaseen käyttöönottoprojektiin
  • laajennetaan käyttäjäjoukkoa ja projektien määrää sitä mukaa kun tarve lisääntyy

Ominaisuuksien lisäksi allaolevia kohtia on syytä ottaa huomioon valittaessa projektityökalua. Ominaisuuksien liiallinen tuijottaminen ei ole välttämättä hyvä lähtökohta. Päivittäinen peruskäyttö ja käytettävyys ratkaisee!

  • palvelun saa itsepalveluna käyttöön verkosta silloin kun se itselle sopii
  • uusien käyttäjien kutsuminen tulee olla helppoa, joustavaa ja nopeaa ilman organisaatiorajoja
  • palvelun voi jalkauttaa myös suuressa organisaatiossa nopeasti esim. yhden osaston käyttöön. Ei pitkiä ja työläitä käyttöönottohankkeita.
  • ilmainen koekäyttö ilman sitoumuksia ennen lopullista päätöksentekoa
  • ongelmatilanteen sattuessa palvelussa itsessään on saatavilla kattavat ohjeet
  • palvelun asiakastuki tulee olla ripeä ja toimiva
  • palveluun on tarvittaessa saatavilla käyttöönottokoulutus verkon yli tai paikanpäällä vähintään pääkäyttäjille
  • palvelun tulee tarjota rajapinnat joilla se voidaan liittää tarvittaessa yrityksen muihin järjestelmiin