Sähköposti ja excelit projektinhallinnassa

Taulukkolaskentaohjelmilla taidetaan nykyään tehdä ihan kaikenlaista työtä. Myös paljon sellaisia asioita johon sitä ei ole alunperin ollenkaan suunniteltu. Ihminen on kuitenkin luova ja siksipä siitä on muotoutunut työkalu myös projektinhallintaan.

Olenkin miettinyt viimeaikoina että kuinka monessa yrityksessä prosentuaalisesti pyöritetään taulukkolaskennassa projekteja ja tällä tavalla pidetään itseä ja muita kartalla missä eri asioiden osalta mennään. Itse tein myös tätä aikanaan kun parempia ratkaisuja ei ollut tullut eteen. Tokihan tämä näinkin hoituu mutta lähinnä ongelmalliseksi ja tehottomaksi toimintatavasta tekee mm. seuraavat asiat:

• jokaisen muutoksen jälkeen tieto pitää jakaa kaikille joko sähköpostilla tai esim. yhteiseltä levyltä
• tämä synnyttää ylimääräistä sähköpostia ja todennäköisesti vain harva käy läpi asian juuri silloin
• kun joku pieni asia tai tila muuttuu niin tämä pitää kommunikoida kaikille uudestaan joka taas lisää sähköpostia entisestään
• yleensä vain muutamille henkilöille on annettu mandaatti ja/tai oikeudet päivittää tilannetta joten päivittäisestä päivitysrumbasta syntyy pitkän ajan saatossa näille henkilöille jopa ahdistava kokemus

Projektipäällikölle asioiden ja tehtävien ylläpito tällä tavoin on hukkaan heitettyä aikaa, koska projektit ovat dynaamisia ja jatkuvasti muuttuvia kokonaisuuksia. Lisäksi olisi järkevää että projektissa työskentelevät voisivat itse myös muokata asioita sitä mukaa kun jotain tapahtuu jolloin kaikilla projektissa olisi reaaliaikainen näkyvyys sen hetkiseen tilanteeseen. Tämä itsessään vähentää tarvetta myös turhille ylimääräisille työn keskeytyksille ja palavereille. Palavereista ja keskeytyksistä onkin hyvä puhua myöhemmin ihan omana blogiaiheenaan.

Sähköposti on lähtökohtaisesti erittäin hyvä tapa jakaa tietoa mutta soveltuu vain tietynlaiseen kommunikaatioon. Monelle on varmasti tuttu tilanne jossa esim. kahden henkilön välinen keskustelu laajenee useita kymmeniä henkilöitä sisältäviksi loputtomaksi ketjuiksi ja jossa lopulta kukaan ei lopulta tiedä a) mistä tämä alkuperäinen asia lähti liikkeelle b) kenen pitäisi oikeastaan johtopäätöksenä tehdä ja mitä. Lisäksi suurimmalle osalle asia ei välttämättä edes kuuluu mutta aiheuttaa ylimääräistä kohinaa ja häiriötä. Sähköpostista vaan syntyy tällaisia epämääräisiä ketjuja sen luonteesta johtuen. Tuottavampaa olisikin jos joku ystävällinen henkilö etsisi keskusteluketjusta pihvin ja kirjaisi sen talteen sinne missä muutkin ko. projektin asiat pyöritetään.

Onneksi nykyään näihin haasteisiin on verkossa tarjolla paljon erilaisia työkaluja projektien hallintaan. Hyvien verkkopohjaisten ja sähköpostin käyttöä tukevien projektinhallintatyökalujen avulla:

• ihmiset voivat mennä katsomaan omia tehtäviään ja tilannetta silloin kuin se itselle sopii
• sähköpostiin saa tiedotteita joka aina liittyy johonkin rajattuun hänelle kuuluvaan asiaan tai projektiin
• ihmisiä jotka eivät ko. projekteihin kuulu ei häiritä ylimääräisellä kohinalla
• sähköpostista voi asioita uudelleenlähettää suoraan työkaluun
• kaikki asiat, dokumentit, keskustelut jne. ovat aina yhdessä paikassa

Ja ei muuta kuin takaisin projektien pariin…