Etätyö ja yhteisöllinen projektinhallinta

Muutamaa asiakaspalaveria lukuunottamatta tämä viikko menikin poikkeuksellisesti etätyönä kotoa pienen syysflunssan siivittämänä. Omalla kohdallani pyrin järjestämään työni niin, että voin tehdä niitä aina ajasta ja paikasta riippumatta. Toisaalta pienyrittäjälle töiden mahdollisimman tehokas organisointi on myös elinehto.

Kansallisen etätyöpäivän kunniaksi innostuin kirjoittamaan etätyö aiheesta omia kokemuksiani. Alkuun on hyvä sanoa että etätyö ei luonnollisestikaan sovi kaikentyyppiseen työhön ja myöskään ihmisten kanssa kanssakäymistä esim. palaverien muodossa ei pidä aliarvioida. Toinen kysymys on sitten mitä palavereissa tehdään ja kuinka tehokkaita ne ovat. Palavereihin ja työn keskeytyksiin palaan omana aiheena myöhemmin blogissani.

Käytännössä oma työpäiväni koostuu ohjelmistotuote sekä IT konsultointiyrityksen pyöritykseen liittyvistä tehtävistä. Tähän liittyy oikeastaan kaikkea maan ja taivaan välillä. Hyvin vaihtelevasti aika kuluu omalta toimistolta, kotoa, tien päällä sekä asiakkaiden tiloissa. Töiden tekeminen pienessä yrityksessä ei suinkaan tarkoita sitä että asiat pitäisi tehdä jotenkin huonommin tai tehottomammin kuin suurissa yrityksissä. Päinvastoin, jokainen työpäivä pakottaa miettimään miten käyttäisi ajan parhaiten tuotekehityksen, asiakasprojektien, markkinoinnin, asiakastuen ja myynnin tehtäviin. Äkkiä voisi kuvitella että tällainen johtaa pitkällä tähtäimellä kaaokseen. Ilokseni voin kuitenkin todeta että omien juuri näiden haasteiden taklaamiseen kehittämiemme työkalujen avulla töitä voi tehdä hyvin joustavasti ja etänä ilman että on pelkoa että jokin asia unohtuu tai on myöhässä.

Erilaiset verkossa toimivat yritysohjelmistot mahdollistavat juuri etätyötä tukevan toimintatavan. Yritysohjelmistojen trendeistä ja tulevaisuudesta kirjoitinkin aiemminkin. Tuolta listalta tärkeimmiksi ominaisuuksiksi nostaisin nimenomaan etätyötä edistävänä yhteisölliset ominaisuudet ja mahdollisuuden läpinäkyvään kommunikaatioon ilman organisaatiorajoja ja verkottuneeseti työryhmien/projektien yli. Kaikilla yrityksen sisällä sekä projekteihin/työryhmiin kuuluvien henkilöiden on mahdollisuus seurata töiden etenemistä, kommentoida työaktiviteetteja suoraan aktiviteettivirrassa. Tällä tavoinhan työt yrityksissä oikeastikin etenevät, mutta aiemmin ei ole ollut mahdollista saada täysin reaaliaikaista työtapahtumavirtaa kaikkien nähtäville koska asiat ovat olleet sekaisin esim. henkilökohtaisissa sähköposteissa. Oleellista on vielä se että rajaamalla henkilöt jotka projekteihin kuuluvat, ei järjestetä turhaa ”kohinaa” esim. asiakkaille tai kumppaneille vaan pysytään tarkasti sen projektin asioissa. Informaatiotulvaa eri kanavista on maailmassa muutenkin liikaa.

Kuten alussa mainitsin niin kaikki työt eivät suinkaan ole sen tyyppisiä että niitä voidaan tehdä etänä. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, etteikö työtapahtumien seuranta ja kirjaaminen olisi järkevää tehdä yhteen paikkaan niin että riippumatta työskenteleekö etänä vai paikanpäällä niin kaikkea yrityksen toimintaa ja projekteja on helppo seurata verkosta yhdestä paikasta.

Kirjoitin hieman yli vuosi sitten artikkelin ”Cenno ja Projektinhallinta 2.0”. Lukaisin sen pitkästä aikaa läpi ja se on edelleen täynnä asiaa eikä juuri mikään tuossa ole ehtinyt vanhentumaan. Tuo termi ”projektinhallinta 2.0” tosin alkaa vaan olemaan 80-lukua joten nyt puhuisin ihan puhtaasti termistä ”yhteisöllinen projektinhallinta”. Tuon dokumentin lopusta löytyy allaoleva taulukko joka vetää yhteen erittäin hyvin yhteisöllisyyden tuomat edut juuri projektien hallinnassa.