Henkilökohtainen tehtävänhallinta ja työyhteisöt
Henkilökohtainen tehtävien hallinta on aivan erityislaatuinen päivittäisen työnhallinnan alue, jossa ihmisillä on mitä moninaisimpia käytäntöjä. Yksi pitää kymmeniä post-it lappua liimattuna pöytiin, tietokoneeseen jne. Toinen hallitsee tehtäviään sähköpostissa järjestelemällä niitä. Joku pitää listaa excelissä, wordissa tai vaikka notepadissa tietokoneen työpöydällä. Yllättävän monet, jonka kanssa olen keskustellut tulostavat myös paperille erilaisia listoja, johon sitten korjailevat ja laittavat merkintöjä kynällä paperiin. Jonain kauniina päivänä paperi vanhenee tai on niin sotkuinen että joutaa paperisilppuriin. Ei ole vaikea ymmärtää että tällaiset erilaiset tavat pitää asioiden tiloja yllä johtaa äkkiä sekamelskaan ja ylimääräiseen työhön joka vie aikaa varsinaiselta työltä. Lisätyötä teettää vielä se, että yleensä nämä samat asiat ja tieto sitten täytyy kirjata ja jakaa kuitenkin johonkin toiseenkin paikkaan johon muulla työyhteisöllä on pääsy. Kirjoitinkin henkilökohtaisesta työn hallinnasta lyhyesti jo ensimmäisessä blogikirjoituksessa ”Lomat ohi ja sähköpostilaatikko täynnä”.
Ideaalimaailmassa kaikki tehtävät olisivatkin yhdessä paikassa ja henkilökohtaiset asiat voisi pitää halutessaan piilossa muilta, mutta tarvittaessa esim. siirtää tehtävät suoraan kollegalle esim. kun sairastuu tai on joku muu syy siirtää tehtäviä. Tästä syystä voitaneenkin sanoa että henkilökohtainen tehtävänhallinta on yksi tärkein rakennuspalikka kun pyritään organisoimaan asioita, toimimaan tehokkaasti erilaisissa työyhteisöissä ja tekemään työstä tuottavaa.
Vaihtoehtoja ja työkaluja tehtävien tehokkaaseen hallintaan on olemassa runsaasti jos näitä vain halutaan hyödyntää. Organisaatioiden olisikin hyvä kokonaisuutena miettiä miten henkilökohtaista tehtävien hallintaa voitaisiin tukea osana työyhteisön muuta työntekoa. Ja mikä parasta, koskaan ei ole liian myöhäistä aloittaa. Ehkä jo nyt?
