Tuottavuustyökalu osana työnkulkua Osa 1: Ohjelmisto/IT-ala

Törmäämme usein kysymykseen millä tavoin me itse ja asiakkaamme käyttävät työkaluamme IT-konsultoinnissa ja ohjelmistoliiketoiminnassa. Kokosimme tähän juttuun muutamia käytännön esimerkkejä. Omassa toiminnassamme konsultointiprojektit, ohjelmistokehitys, ylläpito, testaus, asiakastukipyynnöt, yhtiön yleiset asiat sekä myynti ja markkinointi, hoidetaan yhdessä ainoassa työkalussa. Tämän blogi-sarjan ensimmäinen  osa käsittelee asiaa nimenomaan ohjelmisto/IT yrityksen näkövinkkelistä ja seuraavassa blogi-kirjoituksessa keskitymme rakennusalaan.

Kaikki yritykset toimialasta riippumatta painivat lähtökohtaisesti saman haasteen kanssa: Miten suoraviivaistaa ja tehostaa työtä, projekteja, prosesseja, kommunikaatiota, tehtävienhallintaa jne. Sopivan työkalun valinta omiin tarpeisiin onkin oleellinen kysymys. Lähtökohdan tuleekin olla se, että ensin mietitään nykyinen työnkulku organisaatiossa.

Työnkulun ja työkalun yhteensovittaminen ovatkin on ratkaisevassa roolissa. Tämä pakottaa yleensä osittaiseen toimintatapojen uudelleenmiettimiseen ja suoraviivaistamiseen. Tyypillisesti organisaatioissa on useita eri järjestelmiä ja työkaluja, joilla päivittäisiä asioita hallinnoidaan ja kommunikoidaan. Haasteeksi syntyy linkittää kaikki järjestelmät saumattomasti työnkulkuun, ja ketjuttaa niihin liittyvät työtapahtumat. Loppujen lopuksi perushaasteet yrityksissä ovat hyvinkin yksinkertaisia ja käytännönläheisiä.

Tyypillisesti sähköposti on projekteissa ainoa rajapinta sisäisen ja ulkoisen toiminnan/viestinnän välillä. Tämä onkin monesti hyvä tapa ”piilottaa” mahdollisia ongelmakohtia, haasteita ja kaoottisuutta ulkoisilta katseilta. Valitettavasti tämä ei ratkaise perusongelmaa. Tosiasia on kuitenkin se että ihmisten pitäisi pystyä toimimaan läpinäkyvästi yritysrajojen yli tehostaakseen toimintaansa ja ollakseen tuottavia. Päivittäinen työ ei aina olekaan niin hienoa ja kiillotettua kuin ehkä annetaan uskoa. Eikä ole tarkoituskaan. Tuottavuustyökalujen avulla pystytään juuri näihin perusongelmakohtiin tuomaan merkittäviä parannuksia. Lisäksi yrityksen ja asiakkaiden, toimittajien ja kumppanien välistä ”muuria” voidaan avata merkittävästi.

Alla on tyypillisiä kertomuksia siitä, millaisiin käytännön ongelmiin tuottavuustyökalulla pystyttiin tarjoamaan ratkaisu.

Työnkulkuongelman kuvaus esimerkki 1:

Yrityksessä oli käytössä avoimeen lähdekoodin perustuva sisäinen bugien hallintajärjestelmä, jota myös osa asiakkaista käytti. Ongelma oli että järjestelmä oli ohjelmistokehittäjille tarkoitettu, eikä kovin käyttäjäystävällinen ’ei-teknisille’ asiakkaille. Oli kuitenkin tarve saada asiakkaat osallistumaan niin, ettei kommunikaatioon sähköpostilla ja puhelimella kulu turhaa aikaa. Yrityksen kehittäjäresurssien käytön suunnittelua ylläpidettiin Excelissä projekteittain ja tätä päivitettiin viikoittain viikkopalaverissa. Suurin ongelma tässä oli se, että näkyvyyttä resurssien käyttöön ei ollut edes viikkoa eteenpäin ja Excel vanhentui päivässä. Päänvaivaa tähän yhtälöön aiheutti kesken viikkoa tulevat tukipyynnöt, jotka aiheuttavat resurssienhallintaan lisäongelmia. Tehdyt työtunnit piti kirjata erilliseen tuntikirjausjärjestelmään ja nämä tunnit eivät linkittyneet suunniteltuihin töihin automaattisesti. Asiakkaalta saatettiin laskuttaa virheellisesti sellaisesta tuntityöstä, mistä ei ollut sovittu, ja myynnille oli aina hyvin epäselvää missä projektien osalta mennään.

Ongelman ratkaisu:

Otettiin käyttöön työkalu, joka oli riittävän helppokäyttöinen ja yksinkertainen myös ’ei-tekniselle’ henkilölle, mutta samalla tarjosi riittävät ominaisuudet ohjelmistotuotekehityksen hallinnan ja ylläpidon tarpeisiin.
Kaikki pyynnöt, projektit, tehtävät, välivirstanpylväät, resurssisuunnittelu luodaan työkaluun. Bugit ja muutospyynnöt pystytään nyt ohjaamaan myös sähköpostilla suoraan työkaluun, josta asiakastuki voi siirtää ne oikeisiin projekteihin, ja osoittaa tehtäviksi oikeille käyttäjille. Työtuntikirjaukset voidaan tehdä edelleen tuntikirjausjärjestelmässä, mutta kirjataan automaattisesti rajapinnan kautta myös projektityökaluun kohdennettuna projekteihin/tehtäviin, jolloin voidaan seurata suunniteltua vs. toteutunutta työtä, sekä työkuormaa henkilöittäin. Tiimiresurssikalenterin avulla on helppo seurata kaikkien kehittäjien ajankäyttöä viikoiksi eteenpäin, ja esim. siirtää ja jakaa tehtäviä henkilöiltä toiselle, jos joku on poissa. Kaikki projektin viikkopalaveripäivitykset tehdään työkalussa, jolloin kaikki saa siitä sähköpostilla tiedotteen, mutta lisäksi koko projektin kommunikaatiohistoria jää talteen. Kaikkien tehtävien ja asioiden tila on kaikkien asianosaisten nähtävillä, ja tämän lisäksi myynti voi seurata täysin läpinäkyvästi projekteja.

Työnkulkuongelman kuvaus esimerkki 2:

Ohjelmistotuotteen vaatimusten, bugien ja muutostenhallintaan oli käytössä Excel, ja tämän avulla tehtäviä jaettiin, ja niiden tiloja pidettiin yllä irrallisessa tiedostossa. Sekä ylläpito että ohjelmistokehitys hoidettiin samalla menetelmällä. Ohjelmistoversioiden julkaisunhallinta ja testaus aiheuttivat jatkuvasti ongelmia ja haasteita, johtuen siitä, että kehitys, testaus ja tuotantoympäristöt olivat jatkuvassa muutoksessa. Kehitys piti kuitenkin saada nopeaksi, mutta tehtävien määrittely ja toimintatavan jäykkyys aiheutti liikaa ylimääräistä työtä.

Ongelman ratkaisu:

Otettiin tuottavuustyökalu käyttöön, ja luotiin backlogit sekä bugeille että tuotteelle. Luotiin varsinaiselle tuotteelle oma projektitila ja releaset virstanpylväittäin, ja näiden alle ko. kehitystehtävät. Luotiin ylläpidolle oma projektitila ja päivitysreleaset samalla tavoin. Asiakaspyynnöt voidaan nyt ohjata sähköposteina suoraan työkaluun, jotka siirrettävissä eri asiakasprojekteihin, bugi- tai tuotebacklogiin. Backlogeista nostetaan asiat tuote ja ylläpito projekteihin sitä mukaa kun tarve on. Koko tuotekehityksen, testauksen ja ylläpidon hallinta tapahtuu yhden ja ainoan työkalun avulla niin, että koko tiimi voi toimia tehokkaasti ja tuottavasti yhteen. Tämän lisäksi asiakkailla on reaaliaikainen näkymä omien projektien tilaan ja tapa kommunikoida helposti näihin liittyen.

Työnkulkuongelman kuvaus esimerkki 3:

Monitoimittaja hankkeessa haasteeksi muodostui lukuisat aliprojektit ja alihankkijat, joiden työtä piti pystyä hallitsemaan. Viestintä ja kommunikointi olivat tapahtuneet lähinnä sähköpostilla ja palaverien muodossa. Ongelmaksi tuli kommunikaation tehottomuus, ja ajantasaisen tiedon saaminen eri aliprojekteista sekä tehtävistä, ja niiden tiloista (uusi, työn alla, yksikkötestattu, loppukäyttäjätestattu, valmis tuotantoon, tuotannossa jne.) . Haastetta lisäsi se tosiasia, että toimijat eivät rajautuneet vain Suomeen, vaan myös ulkomaille, ja eri tahoilla oli vielä omat järjestelmät, joita käytettiin yksittäisen aliprojektin seurantaan. Tarvittiin siis työkalua, jolla toistakymmentä rinnakkaista projektia, näihin liittyviä tehtäviä ja toistakymmentä henkilöä yli yritys/maarajojen voi työskennellä saumattomasti yhteen.

Ongelman ratkaisu:

Otettiin käyttöön yksi työkalu, piirrettiin auki ja sovittiin työnkulusta ja näihin liittyvistä tiloista, luotiin projektit,ja kaikki henkilöt kutsuttiin toimimaan yhden työkalun sisällä heille kuuluviin projekteihin.