3 vinkkiä kun mietit ohjelmistoa projektin- ja tehtävänhallintaan

Nykypäivänä projektitiimit toimivat hyvin hajautetusti. Projektien jäsenet eivät välttämättä toimi vain eri kaupungeissa vaan myös eri maissa ja aikavyöhykkeillä. Projektipäälliköt joutuvat jatkuvasti taistelemaan saadakseen näkyvyyden koko projektitiimin tehtävien etenemiseen ja monesti projektijäsenten aika kuluu etenemisen raportointiin varsinaisen työnteon sijaan. Erilaisia projektityökaluja on saatavilla helpottamaan organisaatioiden työtä, mutta mistä tiedät mikä työkalu olisi paras sinun organisaatioosi?

Verkkopohjainen vai perinteinen PC ohjelmisto?

Jos sinulla on tiimin jäseniä, joilla ei ole jatkuvaa pääsyä verkkoon, niin PC-pohjainen ohjelmisto saattaa olla oikea ratkaisu. Toisaalta tällöin asennukset ja ylläpito aiheuttavat lisätyötä. Verkkopohjainen ohjelmisto taas lyhentää käyttöönottoaikaa, koska käyttäjät voivat aloittaa käytön heti kirjautuessaan. Lisäksi verkkopohjaiset ohjelmistot toimivat yleensä kuukausilaskutusmallilla ilman aloitus- ja vuosilisenssejä, joka vähentää käyttöönoton kuluja ja ei sido pääomaa.

Tehtävien koordinointiin, yhteistyön helpottamiseen vai molempiin?

Sinun tulisikin kysyä mitä ongelmia aiot ratkaista teknologian avulla? Haluatko parantaa tiimin jäsenten mahdollisuuksia toimia keskenään yhteistyössä? Vai onko sinulla tarve parantaa tehtävien suunnittelua ja niiden koordinointia? Vai pitäisikö ratkaista molemmat samalla kertaa? Onkin syytä varmistua että työkalu, jonka valitset, sisältää riittävät ominaisuudet täyttämään vaatimuksesi. Jos siis tarvitset sekä tehtävänhallintaa että esimerkiksi mahdollisuuden jakaa dokumentteja tiimin kesken, niin varmista että uusi työkalusi tarjoaa nämä vaihtoehdot.

Käytettävyys

Projektin- ja tehtävänhallintaohjelmisto on juuri niin hyvä kuin mitä tietoa ja miten tietoa sinne tallennetaan. Työkalut, joita käytetään eniten päivittäisessä toiminnassa, ovat ne, jotka ovat helppokäyttöistä, helposti opittavissa ja antavat välittömästi käyttäjilleen lisäarvoa kun he työkaluun jotain syöttävät. Perinteisissä työkaluissa projektipäälliköille jää erityinen vaiva pyytää tiimin jäseniltä tilannepäivityksiä ja sen jälkeen syöttää ne itse käsin työkaluun. Kannattaakin miettiä uudenlaisia tapoja, joissa tiimin jäsenille annetaan kontrolli heidän omista tehtävistään ja tiedostaan. Samalla tämä tieto tallentuu organisaatiossa keskitettyyn paikkaan, jota voidaan käyttää reaaliaikaiseen päätöksentekoon.

Tehokas tehtävän- ja projektinhallinta verkossa on nykypäivänä edellytys ja kilpailuetu organisaatioille. Erilaisia työkaluja on paljon saatavilla, joten pystyt varmasti löytämään työkalun jolla tehostaa omaa toimintaasi.