Mentaalinen ergonomia ja tuottavuus
Kirjoitin työnhallintaan ja tuottavuuteen liittyen artikkelin noin vuosi sitten Vahenna stressia ja lisaa tuottavuutta tyon hallinnalla (PDF, 600KB) ja näihin aihealueisiin liittyen aloitin elokuussa kirjoittamaan tätä blogia. Seuraan aktiivisesti keskustelua mm. tuottavuuteen, projektinhallintaan, palaverikäytäntöihin, sähköpostin käyttöön liittyen. Tämä puhtaasti siitä syystä että pyrin itse jatkuvasti etsimään optimaalista tapaa tehdä työtä ja samalla kehittää työkalua, jolla pystymme helpottamaan asiakkaidemme ja käyttäjiemme päivittäistä työntekoa.
Tuottavuuden romahtaminen on noussut viimeaikaisessa kirjoittelussa jopa kansantaloudellisesti merkittäväksi haasteeksi. Isoihin koko kansakuntaa koskeviin ongelmiin ja haasteisiin ei yleensä ole mitään helppoa tai valmista ratkaistua. Itse uskon vahvasti, että muutos tapahtuu nimenomaan yksilötasolla, ja jokaisen henkilökohtaisella toimintatapojen muutoksella. Tällä on yleensä hyvinkin nopea positiivinen vaikutus ympäristöön, jota kautta tuottavammat ja uudenlaiset toimintatavat leviävät ympäristöön.
Iso kysymys onkin millä tavalla voimme niin yksilöinä kun työyhteisönä toimia entistä tuottavammin yhteen aiheuttamatta ylimääräistä kiirettä, kaaosta ja sitä kautta olla lisäämättä stressiä. Laajemmin aihetta kuvaamaan sopii mielestäni uusi termi mentaalinen ergonomia, joka on mielestäni työpaikoilla päässyt unohtumaan. Mentaalisen ergonomian avulla voitaisiin parantaa työssä viihtymistä ja sitä kautta lisätä työtehoa ja tuottavuutta. Mentaalisen ergonomian parantaminen pitäisikin ottaa yrityksissä ja työyhteisöissä aivan omaksi työntekijöiden hyvinvoinnin parantamisen kehitysalueeksi.
Jos ennustimme vuotta 2011 työnhallinnan vuodeksi niin ehkäpä vuosi 2012 voisi olla uusi aikakauden alku mentaaliselle ergonomialle? Työpaikoilla on vuosikymmeniä käytetty paljon aikaa ja resursseja nimenomaan fyysisen työpisteen ergonomian parantamiseen. Se, onko tuolin kulma oikea, on toki merkityksellinen asia, mutta yhä vähemmän kiinnitetään huomioita siihen miten ihmisten jaksamista tuetaan muutenkin kuin fyysisesti. Fyysisen ergonomian avulla on varmasti saatu paljon aikaan, mutta samanaikaisesti kiire, kaaos ja stressi ovat lisääntyneet. Liiallisena näillä kaikilla on negatiivinen vaikutus tuottavuuteen, josta on selvästi muodostunut jo nyt kansantaloudellinen uhka.
Yleensä suuret muutokset lähtevät pienestä liikkeelle, ja jokaisella on mahdollisuus vaikuttaa henkilökohtaisella tasolla sekä omaan että muiden työviihtyvyyteen. Olen tähän kerännyt listan muutamista omaa työntekoa helpottavista keinoista. Hyvin pienillä päivittäisillä toimintatavan muutoksilla pystyy parantamaan merkittävästi oman työnsä hallintaa.
1. Kerää kaikki päässäsi pyörivät asiat yhteen paikkaan. Kun kyseessä ei ole henkilökohtainen asia, niin kerää ne vielä sellaiseen paikkaan, jossa ne ovat myös muiden nähtävillä ja saatavilla. Näin irrallisesti mielessä pyörivät asiat eivät ole tehokkaan työnteon esteenä. Myös muilla on mahdollisuus nähdä sinulla työn alla olevat asiat johon he voivat tuoda halutessaan työpanostaan.
2. Järjestä ja priorisoi asiat. Niin itsellesi kuin työyhteisöllesi on tärkeintä että asiat ovat kootusti tallessa, järjestettynä ja priorisoituna.
3. Kirjaa asioihin liittyvät työtapahtumat ylös. Kun jossain asiassa tapahtuu joku olennainen muutos kuten siihen liittyvä puhelin- ja tai käytäväkeskustelu, sähköpostiviesti, niin tämä työtapahtuma kirjataan talteen yhdessä sovittuun paikkaan. Muut voivat käydä lukemassa sen kun heillä on aikaa. Ei niin, että keskeytät kaikkien työn kun on tapahtunut jotain erityisen ”tärkeää”. Asian tärkeysaste kun saattaa vaihdella kovasti riippuen vastaanottajasta.
3. Ota listalta asioita yksi kerrallaan työn alle ja keskittymistä vaativissa töissä yritä järjestää itsellesi mentaalinen ja/tai fyysinen tila jossa voit tehdä töitä ilman ulkopuolisia keskeytyksiä. Sosiaaliset mediat, puhelin ja sähköposti kiinni. Fyysiseen ympäristöön ei aina voi vaikuttaa, mutta muita ärsykkeitä voi vähentää.
4. Vältä turhia palavereita 8 ihmistä tunninkin palaverissa vastaa jo yhden ihmisen kokonaista työpäivää ja tehokkaana keskeytymättömänä työnä tuossa ajassa saa todella paljon aikaan. Yksittäisten asioiden läpikäyntiin ja seurantaan on olemassa työkaluja jolloin kaikkea ei tarvitse käydä yksityiskohtaisesti palaverissa läpi. Palaverit ovatkin hyviä silloin kun ne on hyvin valmiiksi suunniteltu ja niillä on selkeä tavoite. Toisaalta mikäli halutaan tehdä nimenomaan yhdessä tehokasta ja tuottavaa työtä, niin silloin esim. työpajatyyppinen toiminta on tehokkaampi vaihtoehto.
