Näin teet sähköpostin käytöstä tuottavampaa

Sähköposti muodostaa nykyään, ja vielä pitkälle tulevaisuuteen, suurimman osan kaikesta kommunikaatiosta puhelimen ja kasvokkain tapahtuvan kommunikaation lisäksi. Se onkin toimiva, yleismaailmallinen, henkilökohtainen ja se ei tule katoamaan pitkään aikaan pääasiallisena kanavana. Kun samanaikaisesti markkinoille rynnii erilaisia ryhmä- ja projektinhallintatyökaluja, niin suurimmaksi kysymykseksi nousee kuinka voimme tallentaa helposti sähköpostit saumattomasti osaksi työnkulkua ja kommunikaatiota.

Tulviva sähköposti onkin omiaan aiheuttamaan lisästressiä projekteissa, varsinkin jos tämän lisäksi ei ole paikkaa jossa pitää tehtäviä ja projekteja järjestyksessä. Sähköposteissa kulkee suuri määrä tietoa, josta pitäisi poimia olennainen osa (tekstikappale, kuva, liitetiedosto, jne.) ja josta pitäisi tiedottaa tiettyä projektiryhmää tai henkilöä.  Lisäksi sähköposteissa on yleensä paljon myös turhaa asiaa , joka ei ole kokonaisuuden kannalta ratkaiseva, vaan esimerkiksi kuittausviestejä ”Ok, sovitaan näin”. Toki sähköpostia voi tällä tavoin käyttää tehtävien- ja projektien hallintaan, mutta kokonaan toinen kysymys on se, kuinka tuottavaa työ tällä tavoin on ja palveleeko se laajemmin koko työyhteisöä.

Yksinkertaisin tapa on luonnollisesti kopioida ja liittää sähköposteista sisältö suoraan erilliseen projektinhallintatyökaluun. Tämäkin tapa jo itsessään lisää tiedon järjestämistä. Kehittyneissä ja nykyaikaisissa sähköpostia saumattomasti tukevissa projektinhallintatyökaluissa pystyt kuitenkin helposti lähettämään tehtäviisi ja projekteihisi suoraan sähköpostia ja ne tallentuvat osaksi kommenttiketjua. Samalla hetkellä kaikki projekteissasi työskentelevät henkilöt saavat tiedon ja pääsevät välittömästi käsiksi yhteistä projektianne koskeviin sähköpostiteksteihin ja niiden liitetiedostoihin. Tämän lisäksi vain oleellinen tieto sähköposteista tallennetaan myöhempää käyttöä varten oikeaan paikkaan, josta se on helposti löydettävissä. Samalla tavalla pystytään tällaista työkalua käyttämään esimerkiksi asiakaspyyntöjen tai tilausten hallintaan.

Vastataksemme juuri näihin haasteisiin olemme tehneet paljon töitä syksyn aikana juuri näiden toiminteiden parantamiseksi sellaisiksi että ne tukevat ja helpottavat päivittäistä työntekoa. Tässä muutama käytännön esimerkki miten näitä toiminteita jo nyt käytetään:

1. Kun lähetetään asiakkaalle/kumppanille sähköpostia, niin laitetaan bcc-kenttään tehtävän/projektin sähköpostiosoite, jolloin lähetetty viesti jää työkaluun ja menee muulle projektitiimille tiedoksi ja talteen. Kun vastaus tulee niin koko viesti tai vaan osa sitä liitetiedostoineen voidaan tallentaa helposti samalla sähköpostiosoitteella.

2. Työkalun tarjoamalla käyttäjän henkilökohtaisella sähköpostiosoitteella voi omat sähköpostit helposti siirtää tehtäviksi työkaluun, josta ne ovat sitten siirrettävissä haluttuihin projekteihin. Tämän jälkeen ne ovat osa työnkulkua ja esim. osoitettavissa jollekin projektitiimissä tehtäväksi

3. Kun saat sähköpostin johonkin projektiin tai tehtävään liittyen, niin työkalusta saatavalla sähköpostiosoitteella voit lähettää osan tai koko sähköpostin talteen osaksi kommenttiketjua

Tällaisella toimintatavalla sähköpostin ja sen käyttäjän rooliksi syntyykin toimia tavallaan postin lajittelukeskuksena:

1. Päättää työtehtävien ja projektien kautta mille henkilöille posti on saatettava tiedoksi

2. Valitsee olennaisen osan sähköpostisisällöstä ja niiden sisältämistä liitetiedostoista, jotka ovat projektien kannalta oleellista

Tällaisella työnkululla ja toimintatavalla pystytään keräämään, järjestämään ja jakamaan vain olennainen tieto ja vähentämään tietoähkyä työyhteisöissä sekä kaaosta projekteissa. Sähköpostista ja sinusta itsestäsi tuleekin yhtäkkiä pullonkaulan sijaan koko työyhteisön tuottavuutta lisäävä palanen. Kun kerrot oman tuottavuutesi lisäyksen  koko projektihenkilöstön lukumäärällä, niin ei ole vaikea laskea yhteen kuinka paljon projektin kokonaistuottavuus lisääntyy.

Emme taaskaan unohtaneet käytäntöä, ja mikäli haluat tutustua vaihe vaiheelta miten Cennossa on nämä asiat ratkaistu niin voit käydä tutustumassa vinkit -osioomme täällä: http://www.cennoapp.com/fi/main/vinkit