Tuottavuustyökalu osana työnkulkua Osa 2: Korjausrakentaminen

Kirjoitin syyskuussa ensimmäisen osan liittyen IT- ja ohjelmistoalan työnkulkuihin. Toisena toimialaesimerkkinä otan tähän rakentamisen ja erityisesti korjausrakentamisen. Kävin taannoin tapaamassa pääkaupunkiseudulla toimivaa korjausrakentamisen ammattilaista, joka on ollut asiakkaanamme aivan alusta lähtien. Ennen verkkopohjaisen tuottavuustyökalun käyttöönottoa projektien tekemiseen, oli työnkulku eri sidosryhmien välillä rakennettu pitkälti sähköpostin ja erillisen ei-verkkopohjaisen projektinhallinta-ohjelmiston varaan.

Kysyimmekin mikä on lähtökohtaisesti parantunut ja/tai mitä haasteita on ilmennyt ja nämä nousivat esille:

• tarjoukset, raportit ja viestittely korjausrakennuskohteista ovat nyt yhdessä paikassa ja kaikkien osapuolten nähtävillä
• tilaajilta, alihankkijoilta jne.tulevat yksittäiset sähköpostit voi siirtää helposti talteen oikeaan projektiin
• sähköposteista ei tarvitse enää lähteä etsimään asioita kun ne ovat järjestyksessä projekteittain työkalussa ja haettavissa helposti sanahaulla
• työn tilaajia voidaan tiedottaa kohteiden etenemistä ja he voivat osallistua keskusteluun
• yksittäisenä suurimpana haasteena koettiin saada tilaajat, alihankkijat ja muut tahot aktiivisemmin käyttämään työkalua. On luonnollista että uusiin työkaluihin tottuminen vie aikansa ja tässä työnkulun parannusehdotuksena opastettiinkin käyttäjiä vastaamaan suoraan sähköpostilla työkalusta tuleviin projektitiedotteisiin. Näin ei tarvitse alkuvaiheessa kirjautua uuteen työkaluun vaan voi vastata/kommentoida tutulla sähköpostilla automaattisesti oikeaan projektiin.

Perushaaste tuottavuuden kannalta niin rakennusalalla kuin muillakin toimialoilla onkin nimenomaan viestintä projekteissa yli yritysrajojen. Esimerkiksi vesivahingon korjausprojektissa voi olla osallisena mm. isännöitsijä, asukas, kuivausyritys, vahinkokartoittaja, vakuutusyhtiö ja tietenkin korjausrakentajan työntekijät.

Olenkin huomannut että keskustelu tuottavuustyökalujen ympärillä niin Suomessa kuin maailmalla niiden hyödyistä on keskittynyt pääasiassa tietotyöaloihin ja asiantuntijatyyppisiin töihin. Tosiasia kuitenkin on että pelkän sähköpostin, excelin ja/tai erillisen projektinhallinta-ohjelman korvaaminen verkkopohjaisella työkalulla vastaa perushaasteisiin toimialasta riippumatta. Riittävän helppokäyttöiset työkalut auttavat ihmisiä löytämään sopivanlaisen työnkulun niin että työkalun käytöstä muodostuu luonnollinen osa päivittäistä työtä.