Tiedon keräämisen ja jakamisen merkitys yrityksessä

Suurin osa yrityksien avainosaajista työskentelee, niiden merkittävimmät innovaatiot syntyvät ja oleellisin tieto tuotetaan ja jalostuu nimenomaan erilaisissa projekteissa. Kokemukseni on osoittanut että tämän tiedon keräämisen ja jakamisen merkityksen ymmärtäminen on vielä monessakin yrityksessä lapsen kengissä.

Perinteinen määritelmä projektille on ollut jo pitkän aikaa murroksessa. Kärjistäen kyse on vain joukosta asioita joita pitää saada yksittäisen ihmisen ja työyhteisön tehtyä sovittuun aikaan mennessä. Joskus projekti voi olla vain yksittäinen tehtävä kun taas joskus paljon isompi kokonaisuus. Perinteiset projektimallit ovatkin pikkuhiljaa muuttumassa ja ehkä ”projekti” niin sanana kuin määritelmänäkin tulee ajansaatossa muuttumaan. Projektit ovat nykyään paljon enemmän muuta kuin graafeja, numeroita, formaaleja prosesseja ja kaavioita. Kaikkein tärkeimpään rooliin nousevat ihmiset ja tieto. Tieto käsittää esimerkiksi keskustelut, linkit, tiedostot, keneltä-kenelle tieto siirtyy jne. Projekteihin liittyvä tieto ei olekaan siis enää ainoastaan esim. määrämuotoista taulukkotietoa vaan pitkälti tekstimuotoista ei-rakenteista tietoa jota ihmiset tuottavat ja sitä kertyy kiihtyvällä vauhdilla.

Käsittelemme ja tuotamme työpäivän aikana valtavasti tietoa ja pääasiassa tämä tapahtuu huomaamattamme nimenomaan kaikenlaisissa projekteissa. Tyypillisesti tämä tieto liikkuu ihmisten välisissä keskusteluissa, palavereissa, puheluissa ja sähköposteissa. Valitettavasti suuri osa tästä varsin merkityksellisestä tiedosta jää vain muutaman henkilön tietoon ja/tai makaamaan kyseisten henkilöiden sähköposteihin.

Tiedon merkitys ja erityisesti ihmisten organisaatiossa jalostaman ja yhteisöllisesti tuotetun tiedon merkitys tulee kasvamaan entisestään yrityksissä. Tiedon jakaminen ja kerääminen tulevaisuudessa on aivan ratkaiseva yksittäinen tuottavuutta lisäävä tekijä.

Olemme jo nähneet miten tiedon tuottaminen ja jakaminen on räjähtänyt esimerkiksi julkisissa sosiaalisen median palveluissa. Aivan vastaava on alkanut tapahtumaan myös yrityksien sisällä kun erilaisia tähän tarkoitukseen tarkoitettuja työkaluja otetaan käyttöön. Tärkeintä on että mahdollistetaan tiedon keruu ja jakaminen organisaatiossa ja tehdään siitä myös helposti löydettävää. Työkalua valitessa on myös hyvä kiinnittää huomiota siihen että a) organisaatio omistaa tiedon jota sinne tallentaa b) tieto on saatavissa tulevaisuutta silmälläpitäen ulos helposti koneluettavassa muodossa esim. varmuuskopiointia ja jatkokäsittelyä varten

Tällä hetkellä projektissasi syntyvä tieto saattaa nousta arvoon arvaamattomaan esimerkiksi puolen vuoden päästä kun avainhenkilö siirtyy muualle ja organisaatioon pitää ajaa uusi henkilö sisään. Vaikka tiedostot ja sähköpostit olisivatkin tallessa niin todellisuudessa kokonaisuuden hahmottaminen ulkopuoliselle on jotakuinkin mahdotonta ellei projekteihin liittyvä keskustelu, matkan varrella tapahtuneet johtopäätökset jne. ole kerättynä yhteen paikkaan ja kronologisessa järjestyksessä.

Onkin siis hyvä kysyä itseltäsi ja työyhteisöltäsi olisiko syytä alkaa jakamaan ja keräämään tietoa järjestelmällisesti ja yhdessä. Koskaan ei ole liian myöhäistä – miksei jo tänään.