Tehtävienhallinta uudelle tasolle yhteisöllisesti

Kaikenlainen työ toimialaan tai työn luonteeseen katsomatta koostuu loppupelissä erilaisista tehtävistä. Riippuen tehtävästä se voi olla hyvinkin karkeasti määritelty, esim. ”Tee tarjous asiakkaalle” tai tarkemmin määritelty, esim. ”Laske tarvittavat materiaalit tarjoukseen”. Tapa määritellä tehtävä vaihteleekin hyvin paljon mieltymysten, tilanteen ja tehtävän tyypin mukaan.

Tyypillisesti ihmiset ylläpitävät henkilökohtaisia tehtävälistoja. Tähän tarpeeseen käytetään yleensä post-it lappuja, vihkoja, exceliä, sähköpostia, jne. Ongelmallisen asiasta tekee se, että yleensä nämä omat tehtävät liittyvät lisäksi sekä oman organisaation että muiden organisaatioiden kanssa tehtäviin kokonaisuuksiin. Niin omien, kuin asiakkailta saamiemme kokemuksien perusteella, perinteisin tapa yhteisten tehtävien hallintaan on sähköpostin ja Excelin käyttö. On sanomattakin selvää, että sähköpostissa ja Excelissä tehtävien ylläpito ja seuranta aiheuttaa paljon lisätyötä ja toisteista tietoa, ja ymmärrys yhteisen päämäärän tai tavoitteen osalta voi jäädä epämääräiseksi. Jokainen tulkitsee tehtäviään omalla tavalla, ja tästä syystä jonkun henkilön täytyy käyttää paljon omaa aikaansa tehtävien tarkentamiseen niin, että kukin henkilö ymmärtää tarkalleen mitä hänen kuuluisi tehdä.

Kaikille tehtävissä mukana oleville ja niitä ohjaaville henkilöille tärkeä tieto on myös se missä vaiheessa mikäkin tehtävä on. Tehtävien etenemistä pitääkin pystyä seuraamaan reaaliajassa, ja tarvittaessa pitää olla mahdollisuus seurata haluamiaan tehtäviä, joiden tekeminen ei edes kuulu omalle vastuulle. Tehtävienhallinnan työkalua valitessa tärkeään rooliin nousee sovitut työnkulut ja prosessit. Tehtävien kulku tulee pystyä sovittamaan näihin mahdollisimman joustavasti.

Tyypillisesti ryhmässä työtä tehtäessä nousee esiin erilaisia lisätehtäviä, joita ei alun perin ollut suunniteltu. Yleensä tällaiset tehtävät saattavat jäädä ”ilmaan”, ja ilman päätöstä siitä kenen pitäisi nämä uudet asiat hoitaa. Tästä syystä on ensiarvoisen tärkeää, että tällaiset lisätyöt kirjataan ylös yhteiseen työvälineeseen, ja osoitetaan henkilölle, jonka seuraavaksi pitäisi tehdä asialle jotain. Olkoonkin että tehtävä ei välttämättä valmistu sillä hetkellä, mutta ainakin on tieto siitä kenen pitäisi asialle tehdä seuraavaksi jotain.

Sosiaalinen media on jo opettanut ihmiset kommentoimaan ja keskustelemaan asioista kommenttiketjuissa ja seuraamaan tapahtumia henkilökohtaisesta aktiviteettivirrasta. Tämä onkin todettu erittäin tehokkaaksi tavaksi myös yrityskäyttöön suunnitteluissa työkaluissa omien tehtävien seurantaan. Julkisista sosiaalisista medioista poiketen työyhteisössä on oleellista että keskustelut eivät ole irrallisia varsinaisesta päivittäisestä työstä, vaan juuri oikeassa työkontekstissa, tehtäviin liitettynä ja tehtävillä on kullakin ajan hetkellä aina selkeästi osoitettu vastuuhenkilö.

Yhteisöllinen tehtävienhallinta onkin tapa laajentaa tehtävien tekemistä laajemmalle ryhmälle, vähentää ylimääräistä ja toisteista työtä, sekä lisätä tehtävien läpinäkyvyyttä myös organisaatiorajojen yli. Kenenkään ei enää tarvitse olla kyselemässä päivittäin eri tehtävien tiloja, vaan hän voi seurata, kommentoida ja osallistua tehtäviin liittyviin keskusteluihin juuri silloin kun se on tarpeen.

Yhteisölliset työvälineet ovatkin siirtymässä sähköpostin ohessa käytettävistä työvälineistä yhä syvemmin organisaation avainprosesseihin, niin että ihmiset eivät enää kiinnitä niihin ylimääräistä huomiota, vaan on syntynyt uudenlainen tapa tehdä päivittäistä työtä.