Projektinhallinta osana yrittäjän arkea

Suomen yrityksistä 93,5% on alle 10 hengen, pääosin yrittäjävetoisia yrityksiä. Yrittäjän arki koostuu pääasiassa yrityksen yleisen hallinnon, taloushallinnon, myynnin ja markkinoinnin tehtävien lisäksi asiakastyöstä ja erilaisista projekteista.

Jokainen yritys on alkuvaiheessa pieni, ja yrityskoon nopea kasvattaminen työntekijöiden määrällä ei monessa tapauksessa ole edes tarkoituksenmukaista. Yrittämisen motiivina voi olla esimerkiksi vain oman toimeentulon turvaaminen tai liiketoiminta skaalautuu sellaisenaan työntekijöiden määrää lisäämättä. Yrityksien arvon mittaaminen pelkästään työntekijöiden määrällä ei saisikaan olla mikään itseisarvo. Enemmän pitäisi kiinnittää huomiota siihen miten tuottavaa yrityksen toiminta on. Yrittäjälle niin oman, kuin työntekijöiden mahdollisimman tehokas ajankäyttö onkin yksi tärkeimmistä yrittämisen arjen haasteista.  Orgaanisesti kasvava ja tehokkaasti toimiva yritys toimii kannattavalla pohjalla ja se mahdollistaa tulevaisuudessa myös muiden työllistämisen. Yrittäjissä piileekin yhteiskunnallisesti merkittävä voimavara ja osaaminen. Erikoistuminen on tätä päivää ja enenevässä määrin yrittäjät toimivat keskenään yhteistyössä tarjoten palveluja toisilleen. Kaikkea ei tarvitse eikä ole järkevääkään tehdä itse. Tärkeintä onkin saada kumppaniyritykset toimimaan tehokkaasti yhteen

Vuoden 2013 ensimmäiseksi blogiaiheeksi valitsimmekin Cenno työkalun käytön yrittäjän näkövinkkelistä. Tyytyväiset asiakkaamme eri toimialoilta ovat löytäneet uuden tavan organisoida työtä mahdollisimman tehokkaasti. Yrittäjälle onkin ensiarvoisen tärkeää että kaikki yritystoiminnan osa-alueet tulevat hoidettua eikä mikään tehtävä jää tekemättä.

Uudenaikaisten verkkopohjaisten ohjelmistojen käyttöönotto on nopeaa ja edullista. Ilman etukäteisinvestointeja ne kasvavat liiketoiminnan kasvun myötä ja käytöstä maksetaan käytön mukaan. Cenno työkalu on kehitetty yrittäjien toimesta ja lähtökohdista toisten yritysten kanssa saumattomasti toimimiseen.

Yrityksen sisäisten ja kumppanien välisten tehtävien, projektien ja keskustelujen seuraaminen yhdestä paikasta muuttaa työn tekemisen aivan uudella tavalla verrattuna esimerkiksi pelkän sähköpostin käyttöön. Tärkeimpänä yrittäjälle on se että asiat pysyvät järjestyksessä ja niitä pystyy seuraamaan, jolloin asioiden organisointiin ei kulu ylimääräistä aikaa ja työn tuottavuus tehostuu.

Cennoon luodaan mukaan yritykset ja tarvittavat henkilöt. Tämän jälkeen luodaan projekti, johon liitetään ko. projektiin kuuluvat henkilöt. Kutsut henkilöille lähtevät sähköpostilla, jonka jälkeen ko. henkilö voi alkaa työskennellä projektissa. Kaikki projektissa mukana olevat pystyvät seuraamaan aikatauluja ja kaikkea projektissa tapahtuvaa, sekä osallistumaan siihen. Perinteisesti suurin osa ajasta projektin vetäjällä kuluu nimenomaan kommunikaatioon, organisointiin, projektin aikataulujen seuraamiseen ja viestintään. Kun kaikille projektissa mukana oleville henkilöille annetaan mahdollisuus osallistua aktiivisesti, niin yrittäjä voi keskittyä asioiden etenemisen seurantaan, ohjaamiseen ja itse työn tekemiseen.

Kaikkein tehokkain tapa yrittäjälle vähentää kiireen tunnetta ja stressiä tekemättömistä tehtävistä, on kirjata asiat pois mielestä, ja jakaa ne tarvittaessa muille joille tehtävä tai sen osa kuuluu. Cennossa tehtävät luodaan projektien alle, jolloin vain projektiin kuuluvat henkilöt näkevät ne. Tehtäviä pystyy osoittamaan ja aikatauluttumaan eri henkilöille, niitä voi kommentoida ja niille voi kirjata tunteja. Yhteisöllisestä tehtävienhallinnasta voi lukea tarkemmin blogimme aiemmasta kirjoituksesta

Käsittelimme aiemmassa artikkelissa tiedon keräämisen, sekä jakamisen merkitystä yrityksessä ja kuinka tärkeää on tehdä siitä helposti löydettävää. Erityisen tärkeää tämä on yrittäjälle, jolla tulee olla ajantasainen tieto mitä yrityksessä ja sen projekteissa tapahtuu. Jos yrittäjä esimerkiksi sairastuu, niin tieto on myös muiden saatavilla ja käytettävissä. Tyypillisesti kaikki oleellinen tieto onkin vain yrittäjällä itsellään, ja tämä ei ole yrityksen liiketoiminnan, asiakasprojektien jne. kannalta hyvä tilanne.