Mikä BYOA? Minkälaisen työkalupakin kokoaisit itsellesi?

Tämä kirjoitus on jatkona yritysohjelmien trendit ja tulevaisuus kirjoitukselle johon keräsimme yritysohjelmistojen trendejä ja jota on hyvä päivittää näin muutaman vuoden jälkeen.

Ennenkuin moni on edes törmännyt lyhenteeseen BYOD (Bring Your Own Device) tai se on laajemmin ottanut tuulta alleen Suomessa, seuraava trendit CYOA/BYOA (Choose/Bring Your Own Application) ovat jo nurkan takana.

Ylläolevat termit ovat lähinnä suuryritysten tietohallintojohtajien huulilla ja näitä viljellään paljon Gartner tyyppisten toimijoiden raporteissa ja seminaareissa. Ajattelinkin hieman avata näitä termejä ja ideaa siitä miten maailma on muuttumassa.

BYOD ajattelussa työskennellään työntekijän omilla eikä niillä perinteisesti yrityksen tarjoamilla laitteilla. Tämä voi olla matkapuhelin, tabletti, kannettava tms. Varmasti moni lukijakin on joskus on tehnyt töitä esimerkiksi omalla tabletilla television katselun lomassa. On selvää että varsinkin tietohallinnon, IT-tuen jne. kannalta tämä aiheuttaa omanlaisia haasteita mm. tietoturvaan, tietojen varmennukseen jne. liittyen jos tiedot eivät tallennu automaattisesti verkon yli oikeaan paikkaan.

BYOD:ia ehkä kiinnostavampi trendi onkin BYOA eli omien sovellusten tuonti/valinta työn tekemiseen eikä keskitytä niinkään mikä laite on ja kuka sen omistaa. Voikin osoittautua että monet yritykset siirtyvät suoraan tai rinnakkain tähän vaiheeseen ja työntekijöille annetaan suurempi vapaus käyttää kolmannen osapuolen sekä verkkopohjaisia palveluja/sovelluksia. Varsinkin isoissa yrityksissä työntekijöille tarkoitetut ja yrityksen omassa hallinnassa olevat ”sovelluskaupat” tekevät myös tuloaan.

Mitkä ovat BYOA trendiä eteenpäin vieviä tekijöitä ja miksi juuri nyt?

BYOA on osa laajempaa  IT-kuluttajistuminen trendiä (tästä puhuimme em. artikkelissa). Työntekijät haluavat käyttää ja valita sovellukset mitkä parhaaksi näkevät omaan käyttöön/tarpeeseen. Yrityksien pitäisi nimenomaan mahdollistaa tämä, eikä rajoittaa tätä, koska tämä on yksi merkittävä työmukavuuteen vaikuttava tekijä.

Yhä suurempi joukko tekee liikkuvaa työtä ajasta ja paikasta riippumatta. Sovelluksista syntyykin varsinainen toimisto. Tässä mielessä on tärkeää että työntekijä voi muotoilla liikkuvan toimistonsa sellaiseksi että käytetyillä sovelluksilla on miellyttävä työskennellä.

Nämä tekijät mm. ovatkin omiaan kiihdyttämään omien sovellusten käyttöä:

• sovelluksia käytetään kiihtyvällä vauhdilla käytön perusteella verkon yli maksamalla vain käytöstä

• koulutuksen tarve vähenee varsinkin isommissa organisaatioissa kun sovellusta ei tarvitse jalkauttaa koko organisaatioon

• ero miten ja mitä sovelluksia pienet vs. suuret yritykset käyttävät, pienenee. Ennen vain suuryritykselle saatavilla olleet sovellukset tulevat myös pienyritysten saataville. Suuryritykset taas voivat hyödyntää pienillle yrityksille suunniteltuja työkaluja esimerkiksi vain yksittäisen osaston käyttöön ilman kalliita, byrokraattisia ja isoja käyttöönottoprojekteja

• enää ei yritetä ratkaista kaikkea yhdellä monoliittisella sovelluksella vaan kuhunkin käyttötarkoitukseen on olemassa oma työkalunsa. Käytäntö onkin osoittanut että yhdellä kaikenkattavalla järjestelmällä ei voida ratkaista kaikkia eri osa-alueita helppokäyttöisesti ja yksinkertaisesti. Kun yritetään ratkaista kaikkia asioita yhdellä järjestelmällä on lopputulos vääjäämättä monimutkainen ja muuta kuin käyttäjäystävällinen. Työntekijät osaavat jo IT-kuluttajistumisen ja henkilökohtaisten sovellusten käytön myötä vaatia helppokäyttöisyyttä ja BYOA ajattelun kautta työntekijä voi rakentaa oman työkalupakkinsa

• kehittyneiden verkkopohjaisten sovellusten ohjelmistorajapinnat (API) mahdollistavat yrityksille hankkia ulkopuolelta palveluna integraatioratkaisunsa yrityksen eri järjestelmille jolloin yhteenliittäminen helpottuu. Tämä on erityisen hyödyllinen BYOA mallissa koska käytössä olevia sovelluksia on useita ja ne on monessa tapauksessa tarpeen saada ”juttelemaan” keskenään

Mitä käytännön etuja sitten omien sovelluksien tuonnista työpaikalle saavutetaan?

• työntekijät sitoutuvat paremmin työntekemiseen ja ovat tyytyväisiä

• tuottavuus parantuu työviihtyvyyden ja uudenlaisten sovellusten avulla

• työkalujen valinta ja siirtyminen niiden välillä helpottuu

• yksittäinen henkilö tai pieni joukko voi ottaa nopeasti uuden työkalun käyttöön nopeasti ja kustannustehokkaasti

Varsinkin suurissa yrityksissä omien sovelluksien käyttö ja kuluttajistuminen aiheuttaa haasteita lähinnä tietohallinnolle, mutta tätä pystytään hallitsemaan ohjeistuksilla ja sovituilla toimintatavoilla. Pienemmissä yrityksissä verkosta kulutettavat/käytettävät palvelut nähdään päinvastoin mahdollisuutena ja kustannussäästönä. Ei tarvitse investoida omaan IT-infrastruktuuriin eikä palkata henkilöitä operoimaan erikseen kaikkia eri palveluja, vain käytöstä maksetaan ja työntekijät voivat keskittyä työn tekemiseen.

Työ- ja henkilökohtaisen elämän raja on varsinkin sosiaalisen median käytön kautta kiihtyvällä vauhdilla hämärtymässä. Yritykset ovatkin tehneet ohjeistuksia miten ja mihin sosiaalista mediaa käytetään. Nämä sosiaalisen median työkalut ovatkin ensimmäinen aalto verkkopohjaisten kolmannen osapuolen sovellusten ryntäämisestä yrityksiin ja hyvin lyhyessä ajassa niistä onkin tullut osa normaalia toimintaa. Sosiaalisen median tavoin tarvitaankin pelisäännöt miten sovellusten kanssa toimitaan.

Tulevaisuudessa organisaation johtamisen ja työn tekemisen malli tulee rakentumaan nimenomaiseti sovellusten päälle. Alla olevaan taulukkoon on kerätty eroja minkälaisen uudenlaisen ajattelun IT-käyttöön yrityksissä sovelluslähtöinen ajattelu tuo. Tällä on  ratkaiseva merkitys johtamisen ja työn tekemisen filosofiaan joka on enenevässä määrin upotettu näihin työkaluihin.