Yhteisöllisen työympäristön käyttöönotto

Kun organisaatio alkaa suunnitella yhteisöllisen ympäristön käyttöönottoa tärkeään rooliin nousevat alustan / työkalun ominaisuudet. Erilaisten yhteisöllisten työvälineiden kirjo alkaa olla laaja ja tästä syystä on tärkeää että tärkeimmät perusominaisuudet löytyvät päivästä yksi ja ympäristö on laajennettavissa tarpeen niin vaatiessa. Keräsimme tähän tärkeimpiä ominaisuuksia joita nykyaikaisesta yhteisöllisestä alustasta / työkalusta tulee löytyä. Ominaisuudet ovat vaiheistettuna järjestyksessä, jossa ne yleensä otetaan käyttöön. Tämä järjestys on myös luontainen tutustumisjärjestys uusille käyttäjille. Riippuen käyttäjien taustasta alkuvaiheessa saattaa olla järkevää järjestää käyttöönottoa tukevaa koulutusta. Seuraavat vaiheet ovat ominaisuuksien käyttöönotossa tyypillisiä:

VAIHE 1 – Yhteisölliset perusominaisuudet:

– käyttäjät ja profiilit
– ryhmät / työtilat
– aktiviteettivirta
– haku

Kutsumalla heti alussa laaja joukko käyttäjiä päästään nopeasti tutustumaan yhteisölliseen toimintatapaan. Heti alkuvaiheessa on tärkeää, että käyttäjät täydentävät profiilit omalla kuvallaan ja muilla tiedoillaan. Jopa pelkällä kuvan lisäämisellä on yhteisöllistä käyttöä lisäävä merkitys. Kutsutut käyttäjät liitetään haluttuihin ryhmiin / työtiloihin, jolloin he löytävät tutut henkilöt ja asiat jo heti ensimmäistä kertaa sisäänkirjautuessaan. Näin yhteisölliseen ympäristöön siirtyminen saadaan tapahtumaan luonnollisesti. Kaikki työtapahtumat kokoava aktiviteettivirta opettaa alusta pitäen seuraamaan tapahtumia yhdestä paikasta. Kun opitaan työhön liittyvien tapahtumien ja tiedon jakamisen kautta syntyvä hyöty, niin palvelun hakuominaisuudet nousevat tärkeään rooliin. Kun on mahdollisuus tehdä vapaita hakuja kaikkeen yhteisöllisesti tuotettuun tietoon, ymmärretään ja saavutetaan aivan uudenlainen tiedon jakamisen ja löytämisen kulttuuri.

VAIHE 2 – Päivittäistä työn tekemistä tukevat ominaisuudet:

– tehtävienhallinta
– projektinhallinta
– jaettu kalenteri
– tiedostojen tallennus ja jakaminen

Kun käyttäjät ovat tulleet tutuiksi yhteisöllisen toimintatavan kanssa on seuraava vaihe yleensä tehtävien- ja projektinhallinta ominaisuuksien käyttöönotto. Tässä vaiheessa tulevat myös tutuksi jaetun kalenterin käyttö ja sen ominaisuudet. Tehtävien kommentointi ja osoitus aktivoi muita käyttäjiä osallistumaan. Projektien, tehtävien ja keskustelujen yhteyteen liitettävät tiedostot, niiden tallentaminen ja jakaminen täydentävät yhteisöllisen työympäristön hyötyjä. Yleisesti käyttäjät huomaavat, että toisteisen tiedon jakaminen vähenee ja kommunikaatio paranee. Kaikki henkilöt organisaatiossa, ml. johto, saavat aivan uudenlaisen näkymän organisaation tapahtumiin.

VAIHE 3: Liittäminen organisaation muihin järjestelmiin:

– API (ohjelmointirajapinta)
– sähköpostirajapinta

Kun kaikki halutut organisaation käyttäjät on saatu ottamaan yhteisöllinen työympäristö päivittäiseen käyttöön saattaa tulla tarve siirtää tietoa muiden organisaation järjestelmien välillä. Vaikka paljon aiheesta keskustellaankin niin sähköposti ei tule laajamittaisesti perustyökaluna katoamaan mihinkään, vaan ennemminkin se tulee nähdä yhteisöllistä työympäristöä monella tavalla tukevana ja täydentävänä. Tyypillisesti erilaiset tiedotteet, muistutukset ja tehtävien osoitukset lähetetään käyttäjille sähköpostilla. Tämän lisäksi kehittyneisiin yhteisöllisiin alustoihin / työkaluihin voidaan lähettää sähköpostilla liitetiedostoineen uusia tehtäviä, kommentteja jne. Sähköposti on myös oivallinen ja yksinkertainen rajapinta lähettää muista järjestelmistä tiedotteita, tehtäviä jne. automaattisesti yhteisölliseen työympäristöön. Mikäli tarvitaan syvempää liitettävyyttä järjestelmien välille on tämä on mahdollista ohjelmointirajapintaa (API) käyttämällä. Koska yhteisöllisten työvälineiden keskeinen osa on aktiviteettivirta, on tärkeää että muiden järjestelmien kautta tuleva tieto voidaan liittää osaksi tätä tietovirtaa. Myös muiden tietojen automaattinen siirtäminen tulee olla mahdollista. Lähtökohtaisesti ohjelmointirajapinnan tulisi tarjota pääsy kaikkiin järjestelmän resursseihin (tehtävät, henkilöt, kommentit, tuntikirjaukset jne.)

VAIHE 4: Ideointi ja parhaiden toimintatapojen jakaminen

Kun yhteisöllistä ympäristöä on käytetty riittävän pitkä aika (yli 6kk), ja käyttäjillä on riittävästi kokemusta yhteisöllisestä työskentelystä, on organisaation sisällä järkevää kerätä käyttöön liittyvää palautetta, ideoita ja ajatuksia. Tärkeään rooliin nouseekin hyväksi koettujen toiminta- ja käyttötapojen jakaminen muille käyttäjille. Harva yhteisöllinen ympäristö pakottaa tiettyyn muottiin vaan toimintatapa rakentuukin organisaatiokohtaisesti sen ihmisten ja tarpeiden perusteella. Onkin tärkeää kysyä miten käyttöä voidaan kehittää omassa organisaatiossa ja laajentaa sitä kumppanien, asiakkaiden jne. kanssa toimimiseen.

Mikään tekninen järjestelmä tai yhteisöllinen työympäristö ei ratkaise kaikkia ongelmia vaan sen tekevät ihmiset. Tästä syystä on tärkeää nostaa keskiöön ihmiset, jotka tekevät työtä organisaatiossa ja käyttävät näitä työvälineitä. Jakamalla tietoa keskenään käyttäjät voivat helpottaa omaa ja työyhteisön päivittäistä työtä ja lisätä tuottavuutta.

Vaikka siirtyminen yhteisölliseen työympäristöön ja toimintatapaan ei ole niinkään tekninen haaste, on kuitenkin tärkeä kiinnittää huomiota työkalua / alustaa valittaessa siihen, että yllämainitut perusominaisuudet ainakin löytyvät ja ne ovat laajennettavissa rajapintojen avulla. Koska yhteisöllisestä ympäristöstä tulee yleensä sähköpostin ohella yleisimmin käytetty työkalu, on myös sen päivittäisellä helppokäyttöisyydellä aivan ratkaiseva merkitys.