Messuilla havaittua – ohjelmistotuotteesta pitäisi kertoa mitä se EI ole

Kirjoitimme aiemmin SaaS ohjelmiston hankinnasta , listasimme asioita joita tulisi ottaa huomioon hankintaprosessissa sekä aloitimme keräämään listaa suomalaisista SaaS-tuotteista. Olet tervetullut ehdottamaan listalle lisää tuotteita

Esimerkiksi projektinhallinta aihealueena on laaja ja jokainen näkee sen omalla tavallaan. Yhdelle se on projektikulujen seurantaa, toiselle projektin viestintää tai vaikkapa raportteja. Varsinkin asiaan vihkiytymättömälle projektinhallintaohjelmisto saattaa tarkoittaa mitä vaan maan ja taivaan väliltä, ja odotuksia voi olla hyvin monenlaisia. Messuilla tällä viikolla huomasimme että monet ohjelmistotuoteyritykset haluavat tarjota kaikkea kaikelle. Samanaikaisesti hinnoittelu on hyvin epäselvä tai sitä ei ole näkyvillä. Jos vielä samaan hengenvetoon puhutaan SaaS-palvelusta niin aletaankin olla jo väärillä raiteilla. Toki mikä vaan ohjelmistoyritys voi rakentaa minkälaisia vain järjestelmiä, mutta jo maalaisjärki sanoo, että tällaisten paloista koottujen, ei-tuotteistettujen ja räätälöityjen tilkkutäkkien kokonaisuus on kaikkea muuta kuin helppokäyttöinen ja kustannustehokas. SaaS-ohjelmistoa ostettaessa onkin hyväksyttävä se tosiasia, että ko. tuote on suunniteltu tekemään joku asia hyvin ja on sula mahdottomuus että se tekee kaikkea, edes välttävästi.

Messuilla ollessani nousi ajatus siitä, että pitäisi olla vähintään yhtä hyvin nähtävillä mitä ohjelmistotuote EI ole, kuin se mitä tuote on. Tämä pitäisi varsin selkeästi asiakkaalle ilmaista esittelyvaiheessa, mutta asia on jäänyt kieltämättä myös itseltä välillä vähemmälle huomiolle.  Tyypillisesti keskitytään vain siihen mitä tuote on ja vieläpä potentiaaliselle asiakkaalle liioitellen. Myyjän pitää osata sanoa ei ja tarjota vaikka parempaa siihen tarkoitukseen tietämäänsä ohjelmistoa, sen sijaan että yrittää väkisin luoda asiakassuhteen lupauksilla, jotka eivät todennäköisesti ikinä toteudu. Valitettavan paljon kuulin taas itsekin tarinoita osastollamme käyneiltä, jotka kertoivat erilaisia käyttöönotto jne. painajaisia, joissa oli luvattu helppoa käyttöönottoa ja sitä ja tätä ja lopulta kustannukset olivat nousseet pilviin. Tällaisella toiminnalla onnistutaan tahrimaan myös laadukasta palveluja tarjoavien yritysten maine ostajien silmissä. Kun kerroin mitä tuotteemme EI tee ja mitä se EI ole, eräs vieras ehdottikin kirjaamaan ne alas. Niinpä ryhdyinkin tuumasta toimeen ja kirjoittamaan näitä nyt ensin blogi-muotoon. Eli sen sijaan että kertoisimme kuinka tuotteemme ratkaisee kaikkien maailman käyttäjien kaikki ongelmat ja keittää vielä kahvitkin, niin teimme pienen listan mitä tuotteemme EI ole. SaaS-tuotteiden kirjo kasvaa jo Suomessakin hurjaa vauhtia ja varsinkin ostajan työ vaikeutuu koko ajan. Jos myyjä lupaa että tuote tekee kaikkea mahdollista, edullisesti ja vieläpä helppokäyttöisesti, on syytä alkaa hälytyskellojen soida.

Cenno ei ole… toiminnanohjausjärjestelmä

Toiminnanohjausjärjestelmällä pyritään yleensä ratkaisemaan asioita laajalti yrityksen eri osa-alueista ja myös tyypillisesti rahaliikenne, tuntikirjaukset, taloushallinto, laskutus, raportointi miksei palkanlaskentakin. Valitettavasti kaiken ratkaiseminen eri käyttäjäryhmille helppokäyttöisesti ja päivittäisen arjen työtä tukevaksi on hankalaa. Yleensä toiminnanohjausjärjestelmät on suunniteltu yrityksen johtoa, hallintoa jne. silmällä pitäen ja käyttöönottoprosessi on top-down tyyppinen ja pitkäkestoinen. Varsinaisen työn suorittajien käyttötarpeet tällaisessa järjestelmässä on harvoin otettu kunnolla huomioon vaan yleensä siitä laajempi varsinaista työtä tekevä joukko käyttää vain osaa eli esim. tuntikirjausta. Muu työ suoritetaan muilla työkaluilla.

Cenno on päinvastoin suunniteltu itse työn tekemistä silmälläpitäen ja sinne voi siirtää työskentelyn, joka perinteisesti suoritetaan esim. vain sähköpostilla ja excelillä. Cennon joustava organisaatioiden yli toimiva projektimalli luo rakenteen, jossa työ suoritetaan haluttujen henkilöiden kanssa. Monessa yhteydessä puhutaan paljon myös termistä ”työtila”, jollainen Cennoon luotu projekti itse asiassa on. Projektin työtila luodaan jonkun aiheen /kontekstin/projektin ympärille ja tarvittavat ihmiset kutsutaan mukaan. Hyvin monella asiakkaallamme onkin käytössään joku kokonaisvaltaisempi toiminnanohjausjärjestelmä, jonka rinnalle Cenno otetaan esimerkiksi asiakas, alihankinta tms. projektien pyöritykseen. Edellä mainituista syistä johtuen, Cennon kohdalla on syytä puhua pikemminkin päivittäistä työtä helpottavasta työkalusta kuin järjestelmästä.

Cenno ei ole… taloushallintojärjestelmä

Niin kuin termikin sanoo, taloushallinto-ohjelmistossa pyöritetään yrityksen talouteen ja rahaan liittyviä asioita. Sen käyttö sekä käyttäjäroolit on tyypillisesti suunniteltu kirjanpitäjiä ja esimerkiksi yrityksen johtoa ja talousihmisiä silmälläpitäen.

Cennossa on toki mahdollista pyörittää taloustietoa esim. Excel tiedostoissa, mutta ainut varsinainen numeerinen tieto on projekteille/tehtäville tehtävät tuntikirjaukset, työmääräarviot tunteina sekä päivätason työsuunnittelu tunteina. Tuntikirjaukset pystyy viemään muihin järjestelmiin eri muodoissa ja niitä voidaan suodattaa esim. projektin, henkilön jne. mukaan. Monessa tapauksessa tämä onkin täysin riittävä tapa, jos yrityksessä on käytössä taloushallinto/palkkajärjestelmä jonne tunnit viedään.

Cenno ei ole… työajanseurantajärjestelmä

Työajanseurannalla on tyypillisesti tarkoitus täyttää lain vaatimat tarpeet työajanseurantaan. Työajanseuranta toteutetaan yleensä ”leimaamalla” sisään/ulos työajan alkaessa/päättyessä tai työajat voidaan syöttää jälkeenpäin tilanteesta riippuen. Työajanseurantajärjestelmiin monesti liittyy TES tulkintoja kuten lomalaskentaa, palkanlaskentajärjestelmiin liittyviä palkkatapahtuma pilkkomisia jne. joka asettaa kaikenlaisia erityisvaatimuksia järjestelmälle.

Cennoon ei tallenneta kellonaikoja (joskin on mahdollista tuntikirjauksen yhteydessä tehtävään kommenttin). Ainoastaan projektille/tehtävälle tehdyt tunnit voidaan kirjata. Tuntikirjauksia ei myöskään kohdenneta esim. työlajeihin, vaan tunnit kirjataan henkilöittäin. Toki on mahdollista luoda projektin sisälle eri tehtäviä esim. projektinhallinta, suunnittelu ja ohjelmointi jne. jolle tunnit kirjataan, mutta tässäkin tapauksessa esimerkiksi talous / palkkahallinto ohjelman tehtävä on sitten pilkkoa vientitiedoston tunnit erihintaisiin työlajeihin tai esimerkiksi palkkatapahtumiksi.

Cenno ei ole… vain johdon järjestelmä

Varsin monet projektinhallintajärjestelmät on suunniteltu johdon näkökulmasta ja myös niiden hankita ja käyttöönotto tapahtuvat top-down ajattelulla, eikä niinkään käyttäjien lähtökohdista.

Cenno on suunniteltu käyttöönotosta lähtien mahdollisimman ei-hierarkiseksi, horisontaalisesti toimivaksi ja bottom-up lähtökohdista. Näin ollen kaikki henkilöt johtoa myöten pystyvät työskentelemään projekteissa mahdollisimman läpinäkyvästi. Käyttäjäroolitasoja on vain muutama ja ne on luotu lähinnä järjestelmän hallintaa silmälläpitäen, eikä niinkään sellaisista lähtökohdista, että haluttaisiin rajata tietoa organisaation sisällä. Päinvastoin, on haluttu tehdä mahdollisimman helpoksi kutsua asiakkaat, kumppanit jne. organisaatiorajojen yli mukaan työskentelemään projekteihin, siinä missä omatkin henkilöt.

SaaS-ohjelmiston hankinnan helpottamiseksi kannustaisin myös muita suomalaisia SaaS-toimijoita listaamaan mitä heidän tuotteensa EI ole. Näin helpotetaan ostajan työtä ja vältetään turhaa ajanhukkaa tuotteeseen tutustumisvaiheessa puolin jos toisin. Tämä pätee myös messuilla esiintymiseen ja tämän osalta ainakin me olemme nyt läksymme oppineet.