Ohjelmiston hankinta SaaS (Software-as-a-Service) palveluna

Niin yksityisen sektorin kuin enenevässä määrin myös julkisen sektorin SaaS hankinnoissa olen törmännyt siihen, että SaaS ohjelmistoja ostetaan edelleen kuin perinteisiä räätälöityjä ohjelmistoja. Sen sijaan että tarjouspyynnöissä keskityttäisiin kuvaamaan mitä järjestelmällä halutaan saavuttaa, keskitytään niissä pitkiin toiminnallisuus- ja vaatimuslistoihin. Tämä malli on täysin perinteisten räätälöityjen ohjelmistojen hankinnan maailmasta. Se että ohjelmisto pyörii jonkun ulkopuolisen tahon konesalissa, kehittämänä ja ylläpitämänä, ei tee vielä ohjelmistosta SaaS ohjelmistoa. Tällöin kyseessä on vain palvelun tekninen ulkoistus – ei SaaS ohjelmisto. Mahdollinen joustavuus, jota SaaS ohjelmiston päälle on tehtävissä esim. muokkaamalla asetuksia, työnkulkua, parametreja jne. on SaaS ohjelmistoon rakennettu valmiiksi tai sitten sitä ei ole. Koska SaaS ohjelmistot ovat uusi asia, on toisaalta ymmärrettävää, että näitä ei osata vielä ostaa, vaan hankintoja tehdään perinteisten, monesti räätälöityjen ohjelmistojen periaatteiden mukaisesti.

Tästä syystä ohjelmiston hankintaa tehdessä olisi tärkeää miettiä:

  • Haetaanko työkalua/järjestelmää, joka ratkaisee jonkun tietyn toiminnan osa-alueen tarpeet? Eri tarkoituksiin on olemassa erilaisia valmiita SaaS ohjelmistoja, ja jokainen ohjelmisto ratkaisee ko. osa-alueen omalla tavallaan. Käyttäjien (Huom. ei vain ostajan tai ostavan/hankkivan osaston) tehtävänä on päättää mikä sopii parhaiten tarpeisiin.
  • Mikäli päädytään hankkimaan SaaS ohjelmistoa, niin valinta tapahtuu kartoittamalla saatavilla olevat ohjelmistot, koekäyttämällä niitä ja tutustumalla niihin hyvin etukäteen. SaaS tuotteiden ominaisuuksiin kuuluu se, että sen voi ottaa koekäyttöön itsepalveluna maksutta.
  • Jos kuitenkin päädytään siihen, että ohjelmiston tulee sisältää kaikki hankkijan määrittelemät toiminnallisuudet, niin todennäköisesti ainoa tapa on hankkia se räätälöitynä ohjelmistona. Tässä tapauksessa ei pidä missään nimessä nimetä hankintaa ”valmisohjelmisto” tai ”SaaS” ohjelmistohankinnaksi.
  • Tarjouspyyntöön kuvaillaan se mitä järjestelmällä halutaan saavuttaa, ei sitä millaisia toiminnallisuuksia, käyttäjärooleja jne. sen tulisi sisältää. SaaS ohjelmistoihin nämä on rakennettu valmiiksi omalla tavallaan.

Suomessa SaaS ohjelmistojen kehittäminen ja tuotteistaminen helposti ostettavaksi on vielä aika lapsen kengissä, verrattuna esimerkiksi vastaavaan teollisuuteen Yhdysvalloissa. Tuotteiden kirjo ja taso on hyvin vaihteleva. Toistaiseksi vielä ei myöskään ole ollut kokoavaa listaa saatavilla olevista suomalaisista SaaS ohjelmistoista. Tästä syystä aloitin kokoamaan Suomalaiset SaaS tarjoajat Facebook – listaa, johon voi tilata seuraajaksi. Lähtökohta tälle listalle on se, että kyseisen ohjelmiston käyttöehdoissa noudatetaan Suomen lakia. Ulkomaisista tarjoajista erilaisia listoja on olemassa hyvin paljon, joten suomalaiselle listalle oli selvä tarve.

Käyttöehdot ovat vain yksi asia mitä olisi syytä ottaa huomioon SaaS ohjelmistoa hankittaessa. Jotta koekäyttäminen olisi mahdollisimman helppoa ostajan kannalta, tulisi ainakin seuraavia seikkoja tarkastella:

Selkeä tuote-esittely (video / kuvat)
Tekstimuotoiset kuvaukset ohjelmiston toiminnasta ovat hienoja, mutta vanha viisaus joka sanoo, että kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa, pitää tässä varsin hyvin paikkansa. Video kertoo ehkä enemmän kuin miljoona sanaa. Ja loppupelissä olet hankkimassa ohjelmistotuotetta päivittäiseen käyttöön, joten käyttöliittymä on erittäin tärkeä.

Ilmainen koekäyttö
SaaS palvelu mahdollistaa että käyttäjällä on mahdollisuus ilmaiseksi koekäyttää täydellistä versiota ilman rajoituksia ja sitoumuksia koekäyttöajan. Mikäli et ole tyytyväinen, niin voit siirtyä kokeilemaan seuraavaa ohjelmistoa.

Avoin ja selkeä hinnoittelu
Tuotteen hinnoittelu pitää olla avoimesti ja selkeästi web-sivustolla nähtävillä. Kaikenlaiset piilotetut kustannukset ovat ostajan harhaanjohtamista. Koekäytön aikana ja lopullisen ostopäätöksen hetkellä pitää olla täydellinen ymmärrys siitä, mitä ostettava tuote ja sen ominaisuudet maksavat.

Ohjelmointirajapinnat ja tietojen siirto
Vaikka olisi ehkä mukava ajatus, että kaikki organisaation asiat toimisivat yhdessä järjestelmässä, on se kuitenkin sula mahdottomuus, varsinkin jos nämä eri asiat haluaa tehdä helppokäyttöisesti. Trendi onkin menossa siihen, että työkaluja ja järjestelmiä on varsin monta eri käyttötarkoituksiin (taloushallinto, projektinhallinta, asiakashallinta jne.) ja näinollen tuotteesta on tärkeää löytyä ohjelmointirajapinnat ja tapa siirtää tietoa ulos (ja sisään) järjestelmästä koneluettavassa muodossa. Lisäksi on syytä tarkastaa käyttöehdoista, että palveluun tallennettujen datojen omistus kuuluu palvelun käyttäjälle.

Suomenkielinen palvelu ja tuki (puhelin, sähköposti jne.)
Kun ongelmia aivan varmasti tulee, olisi tärkeää, että käyttäjät voisivat asioida asiakastuen kanssa helposti ja mielellään suomen kielellä. Vaikka sinä pääkäyttäjänä osaisit englantia täydellisesti, ei se tarkoita sitä, että muut käyttäjät yrityksessänne osaisivat. Asiointi ja ongelmatilanteiden selvittely on vain yksinkertaisesti helpompaa omalla kielellä. Sähköposti on yleensä hyvä ja riittävä tukimuoto, mutta mukava lisä on, jos voidaan asioida tarvittaessa myös puhelimitse.

Tuki eri päätelaitteille
Nykyään verkossa toimivia ohjelmistoa käytetään tietokoneen lisäksi älypuhelimilla, tableteilla jne. Näinollen varsinkin koekäyttövaiheessa on hyvä tutustua näiden laitteiden tukeen.