Asiakaspyyntöjen käsittely tuli juuri helpommaksi

Varsinaisten projektin- ja tehtävienhallinnan lisäksi Cenno työkalussa on näppäriä sähköpostikäytössä hyödynnettäviä ominaisuuksia.

Viimeisimmän Cenno ohjelmistopäivityksen myötä toimme usean asiakkaamme toivoman ominaisuuden, jolla voidaan helpommin tuoda asiakkailta sähköpostilla tulevat pyynnöt ja kyselyt suoraan Cennoon. Aiemminkin tämä on ollut mahdollista, mutta ensin vain henkilölle itselleen. Jokaiselle projektille on nyt projektin kommentointi osoitteen lisäksi oma sähköpostiosoite, jolla kuka vaan projektiin kuuluva projektitiimin jäsen voi luoda uusia asioita. Tällöin ne ovat automaattisesti esim.asiakaspalvelutiimille näkyvissä eivätkä jää huomioimatta. Alla on kuvattu kaksi esimerkkitapaa, jolla asiakaspyyntöjä voidaan hallita ja niitä vastaanottavat henkilöt voivat toimia.

Oma projekti asiakaspyynnöille

Asiakaspalvelulle luodaan oma, joko asiakaskohtainen tai yleinen asiakaspyyntöprojekti. Jokainen asiakaspalvelija kopioi oman henkilö- ja projektikohtaisen projektin sähköpostiosoitteen ja tallentaa sen esimerkiksi osoitekirjaan. Kun asiakkaalta tulee pyyntö niin ko. henkilö voi suoraan sähköpostista lähettää sen sähköpostiosoitekirjasta löytyvään projektikohtaiseen sähköpostiosoitteeseen, jolloin siitä luodaan automaattisesti uusi asia projektille. Ko. käyttäjästä tulee silloin kyseisen asian omistaja ja henkilö jolle asia on osoitettu. Halutessa voidaan lähetettäessä muokata sähköpostin otsikkoa, runkoa tai liitetiedostoja, joiden perusteella asia Cennoon luodaan. Kun asia on saapunut sähköpostilla Cennoon se toimii kuin mikä tahansa muukin asia. Eli sen voi siirtää muihin projekteihin, osoittaa toiselle henkilölle jne.

Asiakaspalvelu käyttäjätili ja automaattinen ohjaus Cennoon

Mikäli halutaan on mahdollista luoda Cennoon uusi käyttäjä esim. Asiakaspalvelu nimellä. Käyttäjätilin sähköpostiosoitteeksi voidaan laittaa yrityksen yleinen asiakaspalveluosoite. Kaikki tämän käyttäjän kautta tulleet sähköpostipyynnöt näkyvät muulle projektitiimille. Asiakaspalvelun omistamina ja ne ovat siten helposti erotettavissa muista asioista. Kun käytössä on jo asiakaspyynnöille oma sähköpostilaatikko esim. aspa(at)yritys.fi niin sähköpostit sieltä voidaan sieltä automaattisesti uudelleenohjata Asiakaspalvelu-käyttäjän tilin kautta halutulle projektille. Näin ne näkyvät ko. asiakaspalveluprojektin projektitiimin jäsenille automaattisesti niin aktiviteettipäivityksissä kuin ko. projektin asialistalla. Enää ei jää mikään pyyntö huomioimatta tai käsiteltyä. Asiakaspalvelutiimi voi keskenään sopia esim. mihin tilaan asia pitää muuttaa että se on otettu käsittelyyn.