Sähköposti ei ole katoamassa mihinkään

Sähköposti ei tule vielä aikoihin katoamaan mihinkään. Piste. Yrityksiin rynniviä yhteisöllisistä työkaluja toitotetaan sähköpostin tappajina, mutta todellisuudessa nämä ovat lähentyneet täydentämään toisiaan sen sijaan että ne korvaisivat toisiaan.

Kaikki nykyaikaiset yhteisölliset työkalut ja ympäristöt toimivat sisään/ulos sähköpostin kanssa yhteen. Tiedotteet, muistutukset, yhteenvedot, raportit, vinkit jne. tulevat käyttäjälle sähköpostilla. Vastaavasti sähköpostilla voidaan vastata suoraan keskusteluihin/kommentteihin, lähettää tehtäviä, tiedostoja jne. suoraan sähköpostista. Johtuen sähköpostin ja sen siirtoon tarkoitettujen protokollien luonteesta se onkin erinomainen yleisesti tunnettu ja käytetty rajapinta. Erinomaisen siitä tekee sen että tämä rajapinta on suunniteltu valmiiksi ihmisten välisen viestinnän tarpeisiin toisin kuin esim. ohjelmalliset rajapinnat (API). Koska sähköpostiprotokollat ovat standardeja on se mahdollistanut niin pitkälle yhteensopivat sähköpostiohjelmat ja välityspalvelimet ettei käyttäjän tarvitse keskittyä muuhun kuin sähköpostin kirjoittamiseen ja lukemiseen. Mitään muutahan ei ideaalitilanteessa ihmisen tarvitsisikaan tehdä koska sähköpostin kirjoittaminen ja lukeminen on ihmiselle se oleellisin käyttöliittymä. Tätä tehtävää varten on kuitenkin syntynyt lukemattomia erilaisia sähköpostiohjelmia eri alustoille jotka ratkaisevat asian hieman eri tavalla.

Jotkut sähköpostitonta maailmaa tavoittelevat ovat ottaneet missiokseen käyttää vain esim. sosiaalista mediaa ja yrityksen yhteisöllisiä alustoja kommunikaatioon. Voisin kuitenkin kuvitella että näilläkin henkilöillä on asiakkaita, kumppaneita, ystäviä jne. joiden kanssa lähettävät sähköpostia. Monessa yhteydessä sähköpostittoman maailman toitottaminen onkin enemmän oman toiminnan tai edustamansa yrityksen markkinnointiele kuin mitään muuta. Jos ei näe tai halua nähdä edelleen sähköpostia yhtenä keskeisimpänä viestintävälineenä ampuu kyllä omaan nilkkaansa.

On totta että monessa käyttötarkoituksessa sähköpostin rajat tulevat vastaan nopeasti johtuen sen luonteesta ja syntyy sähköpostikaaos. Tähän ei yleensä tarvita kuin riittävän monta ihmistä ja keskusteltavaa projektia / asiaa / tehtävää niin tilanne on karannut kontrollista. Sähköpostin vajavaisuuksia onkin perinteisesti lähdetty täydentämään esim. excelillä, joka taas perustyökaluna on soveltuva lähes kaikkeen tiedon järjestämiseen. Excelillä on helppo pitää listaa esim. tehtävistä, niiden tiloista ja kenelle tehtävät kuuluvat. Tiettyyn pisteeseen asti Excel ja sähköposti ovatkin riittäviä.

Juuri näihin käyttötarkoituksiin ja viestinnän tarpeisiin onkin alkanut syntyä erilaisia yhteisöllisiä työkaluja jota suomalainen Cennokin edustaa. Myös Cennossa juuri sähköpostiominaisuudet ovatkin aivan keskeisessä roolissa ja sen sijaan että sähköpostiominaisuuksia olisi vähennetty, niitä on lisätty matkan varrella. Kirjoitimme aiemmin blogissamme ominaisuudesta joka palvelee nimenomaan esim. asiakaspyyntöjä ja -palvelun tarpeita. Ei olekaan realistista ajatella että kaikki asiakkaasi ja kumppanisi tulevat riemusta kiljuen työskentelemään valitsemaasi yhteisölliseen työkaluun. Niinkuin kaikessa yleensä asiakas lopulta päättää missä ympäristöissä ja työkaluissa työt tehdään. Edelleen ja varsin yleisesti tämä tapahtuu sähköpostilla joko yhteisöllinen työvälineen välityksellä tai ilman.

Sähköposti ei ole katoamassa mihinkään.