Miksi sähköpostia ei pitäisi käyttää tehtävien hallintaan?
Totesimme aiemmassa kirjoituksessa että sähköpostilla on paikkansa ja sähköposti ei ole katoamassa mihinkään.
Kaikkihan tuntee tilanteen, jossa Saapuvat-kansio on täynnä projekteihin ja niiden tehtäviin liittyviä viestejä. Ehkä olet yrittänyt rakentaa sähköpostiin jonkun oman tavan järjestää asioita esim. liputtamalla, tägäämalla tai kansioihin viemällä jonkinlaiseen järjestelmälliseen rakenteeseen. Tällä tavalla tehtävien järjestely ei kuitenkaan ole kovin tehokasta, sillä yksi uusi sähköpostisuma saattaa viedä käynnissä olleet tehtävät tehtäväpinon alimmaiseksi. Sähköposti ei yksinkertaisesti ole tuottava tapa hallita tehtäviä, eikä sitä koskaan ole siihen tarkoitukseen suunniteltukaan.
Onneksi tähän tarkoitukseen löytyy erilaisia projektinhallintaohjelmistoja, joiden avulla tehtävien hallinta ja tehtäviin liittyvä viestintä projektiryhmän kanssa saadaan järkeistettyä. Varsin yleistä on myös liikutella ympäri organisaatiota sähköpostissa perustoimistotyökaluilla tuotettuja exceleitä, word dokumentteja ja powerpointteja projektiviestinnän ja tehtävien hallinnan ratkaisemiseen. Tämä aiheuttaa kuitenkin seuraavanlaisia haasteita:
• joku saattaa tehdä muutoksia tiedostoon, mutta unohtaa lähettää sen kaikille
• on mahdollista ja varsin yleistä että henkilöillä on käytössään vanhentunut versio
• sähköpostisi pursuu viestejä ilman että niillä on selkeää johonkin tiettyyn tehtävään liittyvää kontekstia
Sähköpostin kanssa yhteen toimivat, tehokkailla tehtävänhallinta ominaisuuksilla varustetut projektinhallintaohjelmistot nostavatkin esiin erillisen sähköpostin ja tehtävienhallinnan vahvuudet, pitäen nämä kuitenkin erillään toisistaan.
Sen lisäksi, että tehtävänhallinnan avulla voit pitää tehtäväsi yhdessä paikassa, niin voit määritellä tehtäville sopivia eri tiloja (avoin, ratkaistu, jne.), määritellä kenelle tehtävä on kullakin hetkellä osoitettu ja tämä tieto on näkyvissä koko projektitiimille. Tehtäviin liittyviä automaattisia sähköpostitiedotteita lähetetään vain asianosaisille, jolla voidaan välttää ylimääräistä sähköpostitulvaa.
