Projektinhallinta vapaaehtoistoiminnassa

Kaikille, jotka ovat toimineet erilaisissa tehtävissä yhdistyksissä ja järjestöissä, on tuttua miten suuri työ on pitää järjestyksessä kaikkia asioita, joita vapaaehtoistoiminta vaatii.

Esimerkkinä nuorison urheiluseuratoiminnasta käy jääkiekko ja jalkapallo, joiden turnausjärjestelyt ovat vuosittain tietyillä ikäluokilla toistuvia tapahtumia, ja tyypillistä on että järjestävien seurojen vastuuhenkilöt (vanhemmat) vaihtuvat joka vuosi.  Samat asiat pitää järjestellä ja työ aloitetaan yleensä alusta yhä uudelleen ja uudelleen. Turnaukseen liittyvien tehtävien ja tiedostojen jakaminen, ja niistä keskustelu, tapahtuu tyypillisesti sähköpostilla ilman selkeää rakennetta. Usein on myös se tilanne, ettei koko turnaukselle ole varsinaista ”projektipäällikköä”, vaan vastuu on jaettu eri ihmisten kesken. Tällaiseen tilanteeseen istuukin erinomaisesti monipuolisilla tehtävänhallinta-ominaisuuksilla varustettu Cenno. Jokainen turnausjärjestelyihin osallistuva voi seurata tapahtumia niin yhteenvetonäkymän omalta tehtävälistalta ja aktiviteettivirrasta kuin yhteisestä tehtävä- ja aikajananäkymästä.

Etuja joita saavutetaan:

• tehtävät asiat eivät pääse unohtumaan tai ei jää epäselvyyttä kenelle sovitut tehtävät kuuluvat kun ne ovat osoitettu ko. henkilölle
• yhden henkilön ei tarvitse nähdä kohtuutonta vaivaa pitää ”naruja käsissä”
• vapaaehtoistoiminnassa on tärkeää että asioiden etenemistä voi seurata ja tekemiseen osallistua silloin kun itselle parhaiten sopii
• edellisen vuoden turnausjärjestelyyn liittyvät tehtävät on kopioitavissa uudeksi projektiksi seuraavalle vuodelle
• edellisen vuoden materiaalit, tiedostot ja keskustelut löytyvät selkeästi yhdestä paikasta – pyörää ei tarvitse joka vuosi keksiä uudelleen

Voit aloittaa ilmaisen koekäytön ja tutustua hinnoitteluun voittoa tavoittelemattomille yhteisöille Cenno yhteisöille sivulta.

Yhteisöille suunnatun pikaoppaan voit ladata täältä:
Cenno pikaopas yhteisöille (PDF)