Ajatuksia sähköpostintappajista

Jatkuvasti törmää monenlaisiin trendikkäisiin sähköisiin työkaluihin, joita markkinoidaan sähköpostintappajina. Ongelmana näissä yhteistyöalustoissa on se, että ne pakottavat ihmisen tietynlaiseen välitilan toimintamalliin.

Välitilan toimintamalli ei ole reaaliaikainen (Skype, puhelin, jne.) eikä myöskään asynkroninen (sähköposti, tekstiviesti, jne.). Kokemuksemme mukaan tämä jättää käyttäjät outoon välitilaan, jossa olet sidottu ympäri vuorokauden ”sosiaalisen”-työkalun vaativaan huomioon.

Kirjoitimme jo aiemmin siitä että sähköposti ei ole katoamassa mihinkään ja toisaalta miksi sähköpostia ei pitäisi käyttää tehtävien hallintaan. Työaikana on tärkeä päästä keskittymään varsinaisen työn tekemiseen ja niin reaaliaikaisessa kuin asynkronisessa maailmassa se on vielä mahdollista. Puhelimeen voi olla vastaamatta ja mailiin/tekstiviestiin voi vastata silloin kun se itselle parhaiten sopii.

Mobiililaitteisiin ilmaantuvat notifikaatiot ovatkin tuoneet arkeen aivan uudenlaisen häiriötekijän. Nämä notifikaatiot piinaavat työntekijöitä ympäri vuorokauden ja ovat nykyään etenkin näiden ”sähköpostintappaja” yhteistyöalustojen perusominaisuus. Notifikaatioilla on negatiivinen tapa viedä huomio ja häiritä pitkin päivää, vielä niin että hypitään satunnaisesti aiheesta toiseen. Tämä on omiaan estämään tuottavan työn tekemistä. Ne myös sitovat suuren joukon henkilöitä keskustelemaan erilaisista aiheista pitkin päivää. Tehokkaampi tapa olisi kutsua koolle ihan perinteinen palaveri, kuin pitää yllä tällaisia työtehoa heikentäviä päivästä toiseen jatkuvia kaoottisia ”palavereja”.

Toinen iso puute tällaisissa sähköpostin tappamista ajavissa työskentelyalustoissa on se, että näistä puuttuu järjestäen selkeä rakenne, joka antaisi kokonaiskuvan siitä miten työhön liittyvät tehtävät edistyvät. Keskustelut ovat yleensä yhtä sekamelskaa, eivätkä yleensä kytkeydy järkevästi varsinaisiin työtehtäviin. Löytyy esimerkiksi monenlaisia sosiaalisesta mediasta tuttuja hashtag-eroteltuja kanavia ja henkilöiden pingaaminen keskusteluihin on niiden ydinominaisuus. Henkilöiden pingaaminen ja mobiilinotifikaatiot onkin yhdistelmänä ehkä merkittävin häiriötekijä. Pingaus on luonteeltaan sellainen toiminto, että henkilöltä odotetaan välitöntä reagointia. Etenkin jos ei ole tottunut pingailuun, niin yhdistettynä työntekoon se voi olla monelle jopa ahdistava kokemus.

Yritys tappaa sähköpostia on jo lähtökohtaisesti aivan väärä lähtökohta.

Sähköpostille on ajan saatossa juurtunut tietynlaiset yleiset toimintatavat ja käyttäytymissäännöt, jotka ovat nähtävissä pelkästään hyvinä asioina. Sähköposti on myös asynkroninen ja sallii siihen reagoinnin kun se itselle parhaiten sopii. Luonteva rytmi ihmisille työntekoon onkin yleisesti se mihin on sähköpostia käyttäessään aikojen kuluessa tottunut. Joku tarkistaa mailit muutaman kerran päivässä kun toinen taas pitää sähköpostia auki jatkuvasti ja käy niitä läpi totutulla rytmillä. Onkin syytä suhtautua varovaisesti, jos joku tarjoaa työyhteisöllesi kaiken työnteon ratkaisevaa sähköpostintappajaa. Toimintatapojen ja työkulttuurin muuttaminen on todella aikaa vievää ja yritys tappaa sähköpostia on jo lähtökohtaisesti aivan väärä lähtökohta.