Cenno Projektinhallintaohjelmisto – Seloste Käsittelystä

1 TIETOJEN KÄSITTELIJÄ JA REKISTERINPITÄJÄ

Toimittaja (Tietojen käsittelijä)

Cenno Software Oy, PL 8, 02771 Espoo (Y-tunnus 2289645-0)

Tässä selosteessa mainittu Toimittaja on sopimusosapuoli, joka on sitoutunut toimittamaan

Asiakkaalle sopimuksen mukaisen Cenno-projektinhallintapalvelun. Toimittaja toimii Tietojen käsittelijänä Asiakkaalle.

Asiakas (Rekisterinpitäjä)

Tässä selosteessa mainittu Asiakas on sopimusosapuoli, joka on solminut Toimittajan kanssa sopimuksen Cenno-projektinhallintapalvelun käyttämisestä. Sopimuksessa on sovittu siitä, kuka Asiakkaan puolelta toimii pääkäyttäjänä ja tallentaa sekä ylläpitää Asiakkaan yhteys- ja käyttäjätiedot Cenno-projektinhallintapalveluun. Asiakas toimii omien henkilötietojensa osalta (”Asiakkaan henkilötiedot”) rekisterinpitäjänä.

2 YHTEYSHENKILÖ HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Tätä henkilörekisteriä koskevissa asioissa ota yhteys oman yrityksesi Cenno pääkäyttäjään. Asiakas informoi tietosuojakäytännöistään omaa henkilökuntaansa ja omia asiakkaitaan omien käytäntöjensä mukaisesti. Toimittajan yhteystiedot löytyvät Cenno Software Oy:n internetsivuilta: https://www.cennoapp.com/

3 PALVELUN KÄYTTÖTARKOITUS JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE

Kaikki henkilörekisterit ja niiden sisältö on perustettu Toimittajan ja Asiakkaan välisen sopimuksen toimeenpanemiseksi. Teknisesti henkilötiedot on jaettu kahteen kategoriaan: ensiksi Cenno järjestelmää käyttävien henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja toiseksi Asiakkaan hallinnassa oleviin rekistereihin tallennetut henkilötiedot, jotka liittyvät Asiakkaan omiin projekteihin.

Toimittaja ei käsittele Asiakkaan tietoja missään muussa tarkoituksessa kuin mitä sopimuksessa

on sovittu ja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen asiakassopimuksen täyttämiseksi.

4 PALVELUSSA KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Käyttäjätunnusten hallinta ja käyttöoikeuksien anto Cenno-projektinhallintapalvelussa tehdään Asiakkaan toimesta. Asiakas myös käsittelee ja hallitsee itsenäisesti Cenno-projektinhallintapalveluun liittyviä henkilörekistereitä ja niiden tietosisältöä.

Tyypilliset henkilötiedot (nimi, puhelinnumero, osoitetiedot)

Projektinhallintapalveluissa käytetään henkilötietoja vain rajoitetusti, koska palvelun käytössä ei ole tarvetta käsitellä henkilötietoja laajemmalti. Tyypillisiä henkilötietoja ovat nimi- ja osoitetiedot sekä mahdollisesti sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Tuotantoympäristön ylläpitohenkilöstöllä on laajemmat käyttöoikeudet Asiakkaan tietoihin. Tämä ryhmä on kuitenkin hyvin rajoitettu ja he ovat allekirjoittaneet erityiset salassapitosopimukset.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakassopimukset kirjataan asiakkuudenhallintajärjestelmään, josta Asiakkuuden perustiedot tiedot siirretään Cenno-projektinhallintapalveluun. Asiakas päivittää ja ylläpitää itse palvelun toteuttamiseksi tarvittavia rekistereitä ja antaa käyttöoikeudet oman toimintansa mukaisesti.

Säilytysaika

Asiakkaiden tiedot säilytetään järjestelmässä vähintään sopimussuhteen ajan. Mikäli tietoja halutaan poistaa asiakassuhteen aikana, Asiakas itse vastaa tietojen poistamisesta lakien puitteissa.

Sopimuksessa osapuolet ovat sopineet Asiakkaan tietojen säilyttämisajasta sopimuksen päättämistilanteessa. Lisäksi lisätietoja tietojen säilytyksestä löytyy yleisistä sopimusehdoista.

5 HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Henkilötietoja ei luovuteta Toimittajan toimesta edelleen tai käytetä muuhun tarkoitukseen kuin Asiakkaan sopimuksen täyttämiseksi.

6 HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖ JA SUOJAAMISEN YLEISET PERIAATTEET

Asiakkaan henkilötietoja käsittelee ainoastaan Toimittajan henkilökunta, joka vastaa Asiakkaan sopimuksen täyttämisestä. Toimittajan käyttöoikeuksien hallinta tapahtuu roolipohjaisella käyttäjänhallintaprosessilla, jossa kullekin työntekijälle annetaan vain hänen tehtäväänsä ja toimenkuvaansa kuuluvat käyttöoikeudet.

Kaikkiin Asiakasta koskeviin tietoihin on pääsy vain niihin oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Alihankkijat

Toimittaja käyttää alihankkijoita Cenno palvelun tuottamiseen ja alihankkijoita koskevat samat käyttöoikeuksien rajoitukset kuin Toimittajan henkilökuntaa. Vain hyvin rajatulla määrällä alihankkijoita on käyttöoikeudet Asiakkaan tietoihin ja he ovat allekirjoittaneet erityiset salassapitosopimukset.

7 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaan Asiakkaan henkilötiedot muodostavat henkilörekisterin, johon rekisteröidyillä henkilöillä on tietojaan koskevia säädettyjä ja lakiin kirjattuja oikeuksia. Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus), vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Asiakkaan käyttäjän tulee ottaa yhteyttä oman yrityksensä pääkäyttäjään halutessaan käyttää laillisia oikeuksiaan. Toimittaja ei suoraan vastaa Asiakkaan käyttäjiltä vastaanotettuihin tiedusteluihin tai

pyyntöihin, jotka koskevat käyttäjän otsikossa mainittuja oikeuksia, koska kaikki Cenno-projektinhallintajärjestelmään tallennetut henkilötiedot perustuvat Asiakkaan käyttäjien

ylläpitämiin tietoihin.

8 YHTEYDENOTOT

Kaikissa tätä selostetta koskevissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä epäselvissä

kysymyksissä Asiakkaan tulee olla yhteydessä: myynti@cenno.fi

Toimittaja voi tarvittaessa pyytää Asiakasta antamaan lisätietoja tai täsmentämään pyyntöään

kirjallisesti.