You are here: / FAQ

Mikä on Cenno ?

Cenno on reaaliaikainen web selaimella, sähköpostilla ja matkapuhelimella käytettävä ketterä, käytännöllinen ja yksinkertainen projektinhallintatyökalu joka toimii yhtenä rattaana osana yrityksen muuta liiketoimintaa. Se yhdistää käyttäjät internetin, sähköpostin, matkapuhelimen avulla projektitiimit toimimaan yhteen läpinäkyvällä tavalla niin että kaikki projektissa olevat henkilöt pysyvät ajan tasalla missä projektissa mennään.

Cenno ideologia – miksi Cenno?

Perinteisessä projektinhallintatavoissa ja -menetelmissä projektipäällikölle syntyy suuri määrä ylimääräistä työtä, jotka aiheutuvat asioiden päivittämisestä, muistuttamisista, palaverimuistioiden pitämisestä, raportoinnista jne.

Käytännön päivittäisistä rutiineista johtuen projektipäälliköllä ei jää kunnolla aikaa asioihin jotka pitäisivät kuulua hänelle, kuten ihmisten opastaminen ja ohjaaminen onnistuneen projektin saavuttamiseksi. Usein käy niin, että projektipäälliköstä tulee projektin sihteeri eikä ohjaaja niinkuin pitäisi.

Cenno liittää ketterän ja käytännönläheisen projektinhallinnan ja ihmiset yhteen yhteistyön avulla hyödyntäen web-, sähköposti- ja matkapuhelinominaisuuksia.

Perinteistä projektinhallintaa tehdään erillisillä projektinhallintatyökaluilla tai sähköpostilla ja kommunikointi tapahtuu pääasiassa palaverien ja puheluiden muodossa. Tällöin yleensä projektipäälliköiden tehtäväksi jää yksittäisten tehtävien ja asioiden seuranta, päivittää projektisuunnitelmia, kommunikoida muutokset suunnitelmista kaikille. Yleisestä kiireen lisääntymisestä ja työtapojen muutoksesta johtuen, projektinhallinnan on vaikea pysyä muutosten mukana ja lisäävät entisestään rutiinityötä. Helpompi vaihtoehto ja tapa johon me uskomme on koota kaikki tieto, henkilöt, asiat, aikataulut, projektit jne. yhteen paikkaan. Cenno mahdollistaa läpinäkyvän kommunikoinnin ja yhteistyön projektitiimien ja yrityksen sisällä.

Miten Cenno voi helpottaa minun päivittäistä työtäni?

Tässä koottuna muutamia esimerkkejä:

Henkilökohtainen tehtävien ja asioiden hallinta

  • seuraa ja hallitse omia tehtäviäsi ja aikataulua oman henkilökohtaisen näkymän kautta
  • mobiilissa oma päiväkohtainen kalenteri, jaettujen/yksityisten asioiden luonti
  • projektituntien raportointi matkapuhelimella ja web selaimella

Projektinhallinta

1. Projektin suunnittelu

  • luo projekti ja määrittele henkilöt jotka kuuluvat projektitiimiin
  • suunnittele projektin virstanpylväät, projektin asioille kategoriat, tehtävien työmääräarviot ja projektin budjetti

2. Projektin seuranta ja raportointi

  • seuraa tiimin ajankäyttöä raportointiominaisuuksien avulla
  • seuraa projektin etenemistä ja asioita helppokäyttöisellä graafisella aikajanalla
  • vastaanota projektin omistajana virstanpylväiden muistutukset
  • valitse yksittäisten asioiden seuranta projektin sisällä johon haluat kiinnittää erityistä huomiota

Jaettu kalenteri ja ajankäytön suunnittelu

  • lisää kalenteriin omat tärkeät tapahtumasi
  • seuraa resurssien käyttöä ja suunnittele omaa ja tiimisi ajankäyttöä

Reaaliaikainen viestintä ja kommunikointi

  • viesti projektiin liittyen koko projektiimille ja projektitason viestintähistoria jää talteen myöhempää tarkastelua varten
  • seuraa liikkeessä tai toimistolla mitä projekteissasi tapahtuu ja kommunikoi projektitiimisi kanssa

Sähköposti

Asioiden lähetys sähköpostilla

  • lähetä tehtävät ja asiat sähköpostistasi suoraan Cennoon liitetiedostoineen jolloin ne tulevat kaikkien saataville ja siirtyvät omalle tehtävälistallesi. Enää ei tarvitse lähettää sähköpostilla päivitettyä versiota kaikille projektiimissä vaan tiimin jäsenet tietävät mistä tiedostot ja asiaan liittyvät tiedot löytyvät

Asioiden siirtäminen henkilölle suoraan sähköpostista

  • nopea tapa siirtää sähköpostilla tullut asia omalle tai projektiimin jäsenen tehtävälistalle

Kommentoi asioita suoraan sähköpostilla

  • kun sinulle osoitetaan joku asia saat siitä automaattisen tiedotteen sähköpostiin ja voit kommentoida asiaa suoraan vastaamalla sähköpostiin.

Sulje jo tehdyt asiat suoraan sähköpostilla

  • kun sinulle tulee sähköpostitiedote asiasta ja mikäli se ei vaadi toimenpiteitä, voit sulkea sen nopeasti

Sähköpostimuistutukset

  • vastaanota sähköpostilla muistutukset erääntyneistä tai tulevista tehtävistä ja projektin virstanpylväistä

Mobiili

  • luo uusia asioita matkapuhelimestasi jotka näkyvät reaaliajassa muulle projektitiimille. Voit myös luoda yksityisiä asioita jolloin ne eivät näy muulle tiimille ennenkuin haluat
  • seuraa projektin aktiviteettivirtaa ja pysy ajantasalla mitä projekteissasi tapahtuu
  • tee tilapäivityksiä ja jaa tietoa yrityksesi sisällä pikakommenteilla

Web

  • luo uusia asioita webin kautta jotka näkyvät reaaliajassa muulle projektitiimille. Voit myös luoda yksityisiä asioita jolloin ne eivät näy muulle tiimille ennenkuin haluat
  • seuraa projektin aktiviteettivirtaa ja pysy ajantasalla mitä projekteissasi tapahtuu
  • tee tilapäivityksiä ja jaa tietoa yrityksesi sisällä pikakommentteilla

Liitettävyys

  • Cenno on projektissa toimivien henkilöiden lisäksi integroitavissa osaksi yrityksen muita omia tietojärjestelmiä sen tarjoamien helppokäyttöisten ja avoimien rajapintaominaisuuksien avulla.

Cennossa projekteissa on asioita, miksei tehtäviä?

Tyypillisesti projektin ja ajanhallintaohjelmissa yksinkertaisuuden vuoksi käytetään vain tehtävälistoja. Mikään ei estä käyttämästä Cennoa samalla tavalla luomalla asiatyyppi ”Tehtävä”. Käytännön kokemus on kuitenkin osoittanut että projekteissa pyörii asioita joita tulee eri kanavista – puhelinkeskusteluista, sähköposteista, palavereista, asiakastapaamisista, erilaisista materiaaleista, tiedostoista, asiakaspyynnöistä jne. Kaikki nämä eivät lähtökohtaisesti tehtäviä sellaisenaan vaan vaativat yleensä keskustelua henkilöiden välillä, suunnittelua jne. jalostuakseen tehtäväksi. Näin ollen Cennon tavoitteena on myös toimia ideoiden, ajatusten, tiedostojen jne. tiedonhallinta ja jalostuspaikkana josta jotkut asiat muuttuvat konkreettisiksi tehtäviksi joille tehdään työmääräarvio ja aikataulutetaan henkilöille kalenteriin. Asian tyyppi ei sinänsä estä tai rajaa aikatauluttamasta sitä kalenteriin. Joissain tilanteessa voi olla hyödyllistä muuttaa asian tyyppi ”Tehtävä” nimiseksi mutta joissain tilanteissa voi tehtävä kulkea asian alkuperäisellä tyypillä projektin alusta projektin loppuun.

Erityyppiset asiat näytetään selkeästi omilla värikoodeillaan projektin asialistalla. Tämän avulla eri organisaation työrooleissa toimivat henkilöt voivat seurata erityisesti asioita jotka kuuluvat erityisesti omaan tehtäväkenttään. Esimerkiksi asiakasvastuullinen tai asiakaspalvelu voi seurata “Asiakaspyyntö” tyyppisiä asioita.

Käytännössä organisaatiolle paras tapa käyttää selviää järjestelmää käyttämällä ja yksinkertaisuuden vuoksi hyvä tapa voi olla alkuun käyttää vain yhtä asiatyyppiä “Tehtävä” ja lisätä asiatyyppejä sitä mukaa kun tarvetta on.

Onko Cenno-järjestelmä turvallinen?

Cenno ottaa kaikki turvallisuuteen liittyvät asiat vakavasti, ja sen takia Cenno-järjestelmä on suojattu viimeisimmillä turvallisuusratkaisuilla.

Cenno teettää ajoittaisen laajan turvallisuusauditoinnin ulkopuolisella riippumattomalla asiantuntijalla. Tällä tavoin varmistetaan normaalia web-palvelua korkeampi turvallissuustaso ja sen jatkuva kehittäminen.

Miten käyttäjän data turvataan?

Automaattinen varmistusjärjestelmä ottaa varmuuskopiot kaikesta datasta päivittäin. Tämän lisäksi Cennon asiakkaalla on mahdollisuus ottaa kaikista tiedoistaan omia varmuuskopioita Cenno-rajapinnan kautta tai raportti-muotoisia varmuuskopioita eri muodoissa (CSV, XLS, PDF).

Miten tietoliikenneyhteys Cenno-palveluun on suojattu?

Kaikki asiakkaan ja Cenno-palvelun välinen liikenne on HTTPS-suojattua. Lisää tietoa aiheesta löytyy sivulta http://fi.wikipedia.org/wiki/HTTPS

Minkälaisessa palvelinkeskuksessa Cenno palvelu sijaitsee?

Palvelinkeskuksessa Cenno-palvelun turvallisuuden ja vikasietoisuuden lähtökohtana on ollut järjestelmien kahdentaminen (verkkoyhteydet, kytkimet, palomuurit sekä muut verkon aktiivilaitteet). Tämän lisäksi palvelinkeskuksessa on vikasietoinen sähkönsyöttö ja jäähdytys.

Tärkeän osan palvelinkeskuksen turvallisuudesta muodostaa fyysinen turvallisuus. Palvelinkeskus on varustettu rikosilmoitinjärjestelmällä, kulunvalvonnalla, paloilmoitinjärjestelmällä ja kameravalvonnalla.