Uuden yrityksen luominen
Uusia henkilöitä luodaan järjestelmään aina jonkin yrityksen alle. Eli jos järjestelmässä ei ole vielä luotavalle henkilölle yritystä täytyy se luoda ensin. Kun yritys on luotu voi uuden henkilön luoda yritykseen klikkaamalla Lisää henkilö –nappia kyseisen yrityksen kohdalla.
Klikkaa Luo yritys –nappia luodaksesi uuden yrityksen. Voit syöttää yritykseen liittyen seuraavia tietoja:
- Nimi
- Toimiala
- Tyyppi – valitaan alasvetovalikosta järjestelmään määritelty tyyppi (voi myös jättää tyhjäksi)
- Y-tunnus, ALV-tunnus, Henkilöstön lukumäärä
- Liitetiedostot – klikkaa Lisää liitetiedosto lisätäksesi yritykseen liittyvän dokumentin, esim. kopion toimitussopimuksesta. Voit lisätä useita liitetiedostoja klikkaamalla uudestaan Lisää liitetiedosto.
- Sopimus: jos yritykselläsi on luotavan yrityksen kanssa johonkin asiaan liittyen sopimus ja haluat laittaa siitä tiedon järjestelmään niin rastita kohta ”Sopimus” ja merkitse sopimuksen alkamis- ja loppumispäivät kalenteri-ikoneita klikkaamalla.
- Osoite ja muut yhteystiedot: voit lisätä tähän kohtaan myös yrityksen logon joka näkyy listattaessa yrityksiä
- Laskutusosoite: voit syöttää tähän erillisen laskutusosoitteen
- Muistiinpanot: voit kirjata yritykseen liittyviä muistiinpanoja
Klikkaa Luo yritys tallentaaksesi yrityksen tiedot järjestelmään. Uusi yritys näkyy nyt Henkilöt-osiossa.
Yrityksen yksityiskohtaisia tietoja voi tarkastella ja muokata klikkaamalla yrityksen nimen vierestä löytyvää Katso & muokkaa yksityiskohtia –linkkiä. Yritykseen voi tässä kohtaa myös lisätä kommentteja kirjoittamalla kommentin ja klikkaamalla Lisää kommentti -nappia.
Yrityksen poistaminen
Jos haluat poistaa yrityksen, poista ensin kaikki käyttäjät yritykseltä, joko siirtämällä heidät toisiin yrityksiin tai poistamalla heidät järjestelmästä.Tämän jälkeen tulee näkyviin Poista yritys -linkki, jota painamalla yritys voidaan poistaa.
Jos yritykseen on liitetty dataa, joka jää järjestelmään, niin näkyviin tulee teksti ”Yritykseen on liitetty dataa. Data täytyy siirtää toiseen yritykseen ennen vanhan yrityksen poistamista” ja lista jäljelle jäävistä yrityksistä, joihin datan voi liittää. Tämä on puhtaasti tekninen seikka, jolla järjestelmän yhtenäisyys voidaan säilyttää.
Uuden henkilön luominen ja käyttäjätilin aktivointi
Tärkeää: Kun uuden henkilön käyttäjätili on aktivoitu ja henkilö käyttää järjestelmää lisää tämä Cenno-palvelusta maksettavaa kuukausimaksua Cennon voimassaolevien käyttöehtojen ja hinnaston mukaisesti. Henkilöt sivulla järjestelmään aktivoidut käyttäjät näytetään pienellä mustalla ikonilla henkilön nimen vasemmalla puolella. Mikäli kyseistä henkilöä ei ole aktivoitu niin ikoni on valkoinen/läpinäkyvä.
Klikkaa halutun yrityksen kohdalla Lisää henkilö-nappia. Syötä seuraavat tiedot:
Huom. voit myös tallentaa käyttäjän tiedot järjestelmään valmiiks ilman käyttäjätilin aktivoimista – tällöin käyttäjä ei kuitenkaan pääsee kirjautumaan järjestelmään eikä käyttäjä näy resurssina projekteissa
- Etunimi, sukunimi:
- Asema:
- Sähköposti: pakollinen, toimii käyttäjätunnuksena ja sähköpostikäytössä
- Matkapuhelin ja puhelin:
- Syntymäpäivä:
- Kuva:
- Kieli: valitse käyttäjälle sopiva käyttöliittymäkieli, käyttäjä voi vaihtaa tämän myöhemmin
- Sähköpostin muoto: HTML-teksti tai Pelkkä teksti (sähköpostimuistutuksia varten)
- Muistiinpanot:
- Klikkaa Aktivoitu-laatikkoa jos haluat aktivoida käyttäjätilin välittömästi kun olet luonut käyttäjän – tällöin saat näkyviin Rooli-alasvetovalikon josta valitaan käyttäjälle rooli
- Huom. voit myös tallentaa käyttäjän tiedot järjestelmään valmiiksi ilman käyttäjätilin aktivoimista – tällöin käyttäjä ei kuitenkaan pääsee kirjautumaan järjestelmään eikä käyttäjä näy resurssina projekteissa
- Valitse Rooli-alasvetovalikosta uudelle henkilölle haluamasi rooli (pääkäyttäjä/asiakaskäyttäjä/projektikäyttäjä)
- Valitse Lähetä salasanan resetointi jolloin käyttäjän sähköpostiin lähetetään välittömästi linkki ja pyyntö luoda järjestelmään salasana . Käyttäjä pääsee kirjautumaan järjestelmään luomallaan salasanalla.
Klikkaa Luo käyttäjä –nappia tallentaaksesi käyttäjän tiedot järjestelmään ja aktivoidaksesi käyttäjätilin (kun Aktivoitu on valittuna)
Henkilötietojen muokkaaminen, henkilön siirtäminen toiseen yritykseen tai poistaminen
Valitsemalla kynä/paperi -ikonin henkilön tietojen alta pääsee tietoja muokkaamaan.
Valitsemalla Yritys-valikosta toisen yrityksen, siirtyy käyttäjä tämän yrityksen alle.
Valitsemalla roskakori -ikonin henkilön tietojen alta, voi henkilön poistaa järjestelmästä.