Kalenteri

Kalenteri-osiolla on kolme päätarkoitusta :

käyttäjä voi tarkastella omaa sekä (käyttäjän roolista riippuen) muiden projektin jäsenten kalenteria ja kalenteriin aikataulutettuja asioita
käyttäjä voi suunnittella, siirrellä, priorisoida, resursoida omaa ja muiden työtä(käyttäjän roolista riippuen) tiimikalenterinäkymän avulla
käyttäjä voi luoda omaan tai halutun projektin jäsenen kalenteriin yleisen aikavarauksen klikkaamalla Luo aikavaraus -nappia

Huom: tehtäväkohtaiset aikavaraukset halutulle käyttäjälle tehdään aina luomalla työaikasuunnitelma Projektit-osion Luo asia –toiminnon kautta

Kalenterin tarkastelu

Vakiona näkyy käyttäjän oma kalenteri ja siinä seuraavat 7 päivää. Tämä oletusajanjakso on myös henkilökohtaisessa Yhteenveto näkymässä.

Kalenterin näyttämää viikoittaista aikaväliä voi muuttaa alasvetovalikosta tai klikkaamalla Edellinen viikko – Seuraava viikko linkkejä.

Käyttäjän kalenterissa näkyy projektiin liittyviä asioita kun asioille on luotu käyttäjälle työaikasuunnitelma. Yleiset, ei projektiin liittyvät aikavaraukset näkyvät kalenterissa harmaina.

Kalenterin alaosasta näkyy arvioitu kokonaistyömäärä kullekin päivälle ja työn % osuus maksimista 7,5 tunnista (työtä voi toki arvioida kalenteriin enemmänkin kuin 7,5 h päivässä), esim. ”80%/6.0h”.

Prosenttien ja väritysten avulla on helppo hahmottaa nopeasti kuinka paljon työtä henkilölle on kullekin päivälle suunniteltuna.

Alla on kuvattu värikoodien selitykset:

Huom. jos käyttäjän kalenterissa ei ole lainkaan aikataulutettuja asioita niin kalenteri näkyy pelkkänä tyhjänä päivämäärärivinä.

Värikoodi	Käytettävyysprosentti	Kuvaus
	20%	0-19 % päivän maksimista
	40%	20-39% päivän maksimista
	60%	40-59% päivän maksimista
	80%	60-79% päivän maksimista
	100%	80-100% päivän maksimista

Henkilölle suunniteltu aika voi ylittää 100 prosenttia. Tällöin se näytetään 100% punaisella värillä mutta ylittävän prosenttiluvun kanssa (esim. 120%).

Käyttäjä voi klikata kalenterissa olevan asian otsikkoa – tämä vie Projektit-osioon kyseisen asian kohdalle josta käyttäjä voi tarkastella asian yksityiskohtia ja käydä siihen liittyvää keskustelua.

Samoihin projekteihin kuuluvat projektikäyttäjät ja asiakaskäyttäjät näkevät toistensa kalentereista kyseisiin projekteihin liittyvät asiat otsikon ja päivittäisen työmääräarvion kera. Projektikäyttäjille ja asiakaskäyttäjille aikavaraukset ovat yksityisiä ja eivät näy näiden käyttäjien välillä. Pääkäyttäjä näkee KAIKKIEN käyttäjien projekti ja muut aikavaraukset. Muut kuin projektiin kuuluvat asiat näkyvät muille otsikolla ”muu asia”.

Projektiin liittyvien asioiden aikatauluttaminen kalenteriin

Projektiin liittyvien asioiden alustava aikatauluttaminen tapahtuu kyseisen asian työaikasuunnitelman kautta. Tehty työaikasuunnitelma näkyy sitten asiaa työstävien henkilöiden kalentereissa työaikasuunnitelman mukaisesti. Päivittäisessä työssä asioiden uudelleen aikataulutus ja muokkaus voidaan tehdä suoraan kalenterista (tai Yhteenveto-osion omasta viikkonäkymästä).

Yleisen aikavarauksen luominen

Kalenteriin voi tehdä yleisen, ei projektiin liittyvän aikavarauksen suoraan Kalenteri-osiosta. Tämän avulla voidaan tehdä aikavaraus esimerkiksi liittyen seuraaviin:

poissaolo
aikavaraus muuhun kuin projektiin liittyviin töihin
palaveri
jne.

Klikkaa Luo aikavaraus –nappia ja täytä varauksen tiedot ikkunaan. Voit tehdä myös toistuvia tai jatkuvia varauksia.Yleisen aikavarauksen tekeminen on tarpeellista kun halutaan varata aikaa kalenterista muuhun kuin järjestelmään luotuihin projekteihin liittyvään työhön.