Uuden projektin luominen
Ainoastaan pääkäyttäjä voi luoda uusia projekteja.
Klikkaa Luo projekti-nappia aloittaaksesi uuden projektin luomisen.
Uusi projekti –sivu tulee näkyviin.
- Nimi: syötä projektille nimi
- Yritys: valitse alasvetovalikosta yritys jolle projekti kuuluu
- Tila: valitse alasvetovalikosta projektin tila projektia käynnistettäessä [valinnat ovat samoja mitä pääkäyttäjä on määritellyt Asetukset-osion Projektin tilat –kohtaan], esim. ”avoin” tms.
- Kuvaus: syötä kenttään kuvaus joka sisältää lisätietoja projektista
- Rajoitettu:
- valitse ”rajoitettu” jos et halua että asiakaskäyttäjät jotka kuuluvat tähän projektiin saavat nähdä aikaan liittyvää tietoa tai toiminallisuutta (Ajan pikasyöttö välilehti Yhteenveto-osiossa, Aika osio, asioihin liittyvät aikataulut ja työaikamerkinnät). Tässä tilassa asiakaskäyttäjä roolin käyttäjät toimivat puhtaasti kommunikointi mielessä projektissa.
- älä valitse ”rajoitettu” jos haluat että asiakaskäyttäjä roolin käyttäjät näkevät kaiken saman kuin muutkin projektikäyttäjät, mukaan lukien aikaan liittyvät tiedot
- Salli osoitetun henkilön sulkea asioita: jos haluat että projektinjäsenet voivat roolistaan riippumatta sulkea heille osoitettuja asioita, niin valitse tämä
- Liitetiedosto:
- klikkaa Lisää liitetiedosto –linkkiä lisätäksesi esim. projektia kuvaavan dokumentin kuten projektisuunnitelman tms. Liitetiedosto voi olla missä tahansa formaatissa kuten .doc, .xls, .ppt. .jpg, .zip, jne.
- Huom. voit lisätä useamman kuin yhden liitetiedoston klikkamalla Lisää liitetiedosto –linkkiä uudelleen.
- Huom. liitetiedoston maksimikoko on 150 megatavua.
- Aloituspäivä ja lopetuspäivä: voit valita projektille arvioidun alkamis- ja päättymispäivän
- Tiimi:
- valitse alasvetovalikoista projektille jäseniä.
- klikkaa Omistaja-laatikkoa sen projektin jäsenen kohdalla joka merkitään projektin omistajaksi. Projektilla voi olla useampi kuin yksi omistaja.
- klikkaa Lisää käyttäjä –linkkiä kun haluat lisätä enemmän käyttäjiä projektille
- klikkaa roskakori-ikonia jos haluat poistaa käyttäjän Tiimi-listasta
- Klikkaa Luo projekti –nappia kun olet valmis tallentamaan projektin tiedot järjestelmään.
- Jos haluat perua projektin luomisen niin klikkaa Projektit-välilehteä jolloin päädyt takaisin Projektit-osion pääsivulle.
Kun uusi projekti on onnistuneesti luotu tulee näkyviin Projektit-osion Yhteenveto & Tiimi –sivu ja ilmoitus ”Projekti luotu onnistuneesti”.
Projektin muokkaaminen
- Projektia voidaan muokata Muokkaa-napilla joka löytyy projektin alasivulla
- Projektin perustietoja (nimi, yritys, tila, Kuvaus, liitteet, tiimi, omistaja) voidaan muokata tätä kautta
Projektin kopioiminen
Projekti voidaan kopioida Kopio-napilla joka löytyy projektin alasivulla oikeasta yläkulmasta
- Napin painamisen jälkeen näkyviin tulee ponnahdusikkuna, jossa kopioinnin ominaisuudet valitaan:
- Uusi projekti nimetään automaattisesti vanhan projektin nimellä jonka perään tulee teksti ”kopio”, tätä voidaan editoida
- Jos valitaan projektin kohdistus alkaen -kohtaan ’ei mitään’, niin projektin kopiossa ei tule olemaan työaikasuunnitelmia, virstanpylväitä, eikä muita ajastuksia
- Jos valitaan projektin kohdistus alkaen -kohtaan jokia muu valinta, niin näkyviin tulee Projektin kohdistuspäivämäärä, jolla voidaan kopioida ja suhteuttaa kopioitavan projektin kaikki aikamääreet (työaikasunnitelmat, virstanpylväät, jne.) uuteen kopioon. Esim. Jos kopioitavan projektin aloituspäivä on 1.1.2015 ja projektin kohdistuspäivämääräksi annetaan 1.7.2015, niin kaikki kopioitavat aikamääreet siirtyvät eteenpäin 6kk säilyttäen keskinäiset suhteensa
- Kopioitaessa projekti työaikamerkintöjä, liitetiedostoja ja kommentteja ei kopioida uuteen luotavaan projektiin
- Jotta kopiointi ominaisuutta voi hyödyntää parhaalla mahdollisella tavalla kannattaa luoda projektipohja jota kopioidaan ja sisällyttää tähän ainoastaan tarpeelliset asiat, virstanpylväät jne.
Projektin vienti
- Projektille voidaan tehdä vienti Vienti-napilla joka löytyy projektin alasivulla oikeasta yläkulmasta
- Projektin vientiominaisuutta voidaan käyttää esimerkiksi projektien arkistointiin tai esimerkiksi kun halutaan tuottaa asiakkaalle projektin loppuraportti/tiedostot yhdessä tiedostossa
- Vientiä tehdessä on mahdollista valita mitä tietoja projekteista ja asioista sisällytetään vientiin
- Vientitiedosto on zip-muotoinen tiedosto joka sisältää tiedon xml-muodossa ja projektien/asioiden liitetiedostot on järjestetty omiin hakemistoihinsa.
Tiedot & Kommentit -sivu
Toiminnallisuudet
- Voit milloin tahansa kirjoittaa projektiin liittyviä lisäkommentteja Lisää kommentti –kenttään ja klikata lopuksi Lisää kommentti –nappia. Tällöin projektiin liittyvät kommenttisi tallentuvat järjestelmään ja näytetään koko projektitiimille. Lisäksi automaattinen sähköpostitiedote lähetetään koko projektitiimin jäsenille mikäli heillä on kytketty sähköpostitiedotteet päälle henkilökohtaisissa asetuksissa. Kuka tahansa projektitiimissä voi kirjoittaa projektille kommentteja. Projektien kommentointi liitetiedostoineen on mahdollista myös sähköpostilla samalla tavoin kuin asioiden kommentointi.
- Klikkaa kynäikonia jos haluat muokata kommenttiasi.
- Klikkaa roskakori-ikonia jos haluat poistaa kommenttisi.
Lisäksi sivulta löytyy kaksi henkilökohtaista sähköpostiosoitetta:
Luo asia sähköpostilla: Kun lähetät sähköpostin tähän osoitteeseen, niin järjestelmä luo automaattisesti uuden Asian tämän Projektin alle, sinä olet uuden Asian omistaja ja Asian nimi on sähköpostin aihe-kentästä ja Asian Kuvaus sähköpostin sisällöstä.
Lähetä kommentti sähköpostilla: Kun lähetät sähköpostin osoitteseen, niin tulee sähköpostin sisältö kommenttina tähän Projektiin sinun nimelläsi.
Asiat-sivu
Asiat-sivun toiminnallisuudet
- Näyttää valitun projektin asiat listauksena ruudulla ryhmiteltynä virstanpylväittäin
- Listausta voi filtteröidä asian tyypin, päiväyksen, tilan ja sen mukaan kenelle asia on osoitettu
- Käyttäjä voi luoda uuden asian
- Käyttäjä voi käydä asiaan liittyvää keskustelua ja päivittää asiaa, esim. antaa asian toiselle tehtäväksi tai lisätä asiaan uusia liitetiedostoja
- Käyttäjä voi luoda uuden virstanpylvään
- Käyttäjä voi hallinnoida projektin kategorioita
- Käyttäjä voi tehdä asialistan viennin CSV, Excel, PDF ja tulostus muotoisina vientitiedostoina, jotka näytetään pieninä ikoneina listan oikeassa yläkulmassa
Uuden asian luominen
Ennen asian luomista pitää olla perustettu vähintään yksi projekti jonka jäsen käyttäjä on. Asia luodaan aina johonkin olemassa olevaan projektiin. Uusi asia voidaan luoda myös ei-poistettavissa olevaan Hiekkalaatikko oletusprojektiin. Huomaa että Hiekkalaatikko-projekti ei ole varsinainen projekti vaan ainoastaan tallennuspaikka asioille joita ei ole sidottu mihinkään tiettyyn oikeaan projektiin.
Klikkaa Luo asia –nappia.
Uusi asia –sivu avautuu:
- Otsikko: syötä asialle sitä kuvaava otsikko
- Projekti: valitse alasvetovalikosta projekti johon asia kuuluu
- Kategoria: valitse asialle kategoria tai luo tarvittaessa uusi kategoria. Kategorialla tarkoitetaan projektin osa-aluetta johon asia liittyy.
- Virstanpylväs: jos projektille on luotu virstanpylväitä niin näet alasvetovalikon josta voit valita mihin virstanpylvääseen asia liittyy
- kun luot ensimmäisen virstanpylvään projektille niin kaikki asiat jotka on luotu ennen tätä liitetään automaattisesti tähän virstanpylvääseen
- Kuvaus: syötä kenttään kuvaus joka sisältää lisätietoja asiasta
- Yksityinen: valitse yksityinen jos asia on vain sinulle etkä halua että asia näkyy kenellekään muulle.
- kaikki uudet asiat jotka luodaan yksityisinä eivät näy yrityksen aktiviteetti eikä projektikohtaisessa aktiviteettilistauksessa muille. Myöskään muutokset näihin asioihin eivät näyt muille.
- yksityinen asia voidaan liittää mihin vaan projektiin niin ettei se näy muille ja se voidaan muuttaa julkiseksi myöhemmin
- sekä mobiilista että Yhteenveto-osiosta syötetettäessä uusi asia voidaan merkitä yksityiseksi (tämä on oletusvalinta näiden näkymien kautta)
- kaikki asiat mitkä lähetetään käyttäjän henkilökohtaiseen Cenno-sähköpostiosoitteeseen merkitään automaattisesti yksityiseksi
- Huom. yksityistä asiaa ei voi osoittaa toiselle henkilölle ennen kuin se on ensin muutettu ei-yksityiseksi. Jos muutat yksityiseksi merkityn asian omistajuuden toiselle henkilölle menetät itse näkyvyyden kyseiseen asiaan.
- Liitetiedostot:
- klikkaa Lisää liitetiedosto –linkkiä lisätäksesi asiaan liittyvän dokumentin
- Liitetiedosto voi olla missä tahansa formaatissa kuten .doc, .xls, .ppt. .jpg, .zip, jne.
- Huom. voit lisätä useamman kuin yhden liitetiedoston klikkaamalla Lisää liitetiedosto –linkkiä uudelleen.
- Huom. liitetiedoston maksimikoko on 150 megatavua.
- Tyyppi: valitse asian tyyppi (esim. ”tehtävä”, ”muistutus”, jne. mitä pääkäyttäjä on määritellyt järjestelmään)
- [huom. pakollinen valinta]
- Prioriteetti: valitse asian prioriteetti
- Omistaja: valitse asialle omistaja joka vastaa asian edistämisestä (omistaja on eri kuin henkilö jolle asia on osoitettu. katso alla)
- huom. vain omistaja voi sulkea asian, ellei projektissa ole toisin valittu
- Tila: valitse asian tila (esim. ”uusi”, jne. mitä pääkäyttäjä on määritellyt järjestelmään)
- Osoitettu: valitse henkilö joka hoitaa asiaa eteenpäin käytännössä. Voi olla sama tai eri henkilö kuin asian omistaja.
-
- kun asia on tallennettu Cenno lähettää tiedote sähköpostin henkilölle jolle asia on osoitettu mikäli käyttäjällä on sähköpostipostitiedotteet kytketty päälle Oma profiili asetuksissa
- Työaikasuunnitelma (pika): voit laatia asialle yleisen työaikasuunnitelman, jossa on Arvioidut tunnit, Aloituspäivä ja Lopetuspäivä.
- Työaikasuunnitelma (yksityiskohtainen): voit laatia asialle työaikasuunnitelman ja aikatauluttaa asian tekemisen yhden tai useamman henkilön kalenteriin. Kun työaikasuunnitelma on tehty näkyy asiaan liittyvät tuntivaraukset asian hoitamiseen nimettyjen henkilöiden kalenterissa.
- Se miten tietty henkilö on saatavilla työaikasuunnitelmaa tehdessä näytetään päivän kohdalla värikoodein. Nämä värikoodit, jotka ovat samat kuin Kalenteri-osiossa on kuvattu tarkemmin ohjeiden Kalenteri kategoriassa.
- Valitse henkilö alasvetovalikosta, valitse päivä jolloin henkilön on tarkoitus tehdä asiaan liittyvää työtä, syötä asian tekemiseen tarvittava tuntimäärä, lisää tarvittaessa kommentit. Monessa tapauksessa henkilö itse voi tehdä tarkemman suunnittelun ja syöttää tarkemman päiväkohtaisen työkuvauksen kommentteina
- Klikkaa Kopioi viimeisin merkintä – linkkiä kun haluat kopioida listassa viimesimpänä olevan merkinnän seuraavalle päivälle. Kopiointi ottaa viikonloput huomioon ja hyppää automaattisesti perjantaista maanantaihin
- Klikkaa roskakori-ikonia jos haluat poistaa tehdyn merkinnän.
Klikkaa Luo asia –nappia ja uusia asia tallentuu järjestelmään
Asioiden seuraaminen, päivittäminen ja kommunikaatio
Käyttäjä voi kätevästi seurata kaikkien omien (=käyttäjälle osoitettujen) asioidensa edistymistä Yhteenveto-osion Omat tehtävät –sivulta. Asian klikkaus vie Projektit-osion Asiat-sivulle ja kyseisen asian tietoihin.
Asiaan liittyen voi käydä keskustelua kommentoimalla asiaa Lisää kommentti –kohdassa. Kommenttihistoria tallentuu järjestelmään aikatietojen kanssa. Asioiden kommenteista muodostuu ketju josta näkyy koko asiaan liittyvän kommentointi / keskusteluhistoria.
Omia tallennettuja kommentteja voi muokata tai poistaa jälkeenpäin .
Kommentoinnin yhteydessä voi liittää asiaa koskevia uusia liitetiedostoja yhden tai useamman kappaleen jotka tallentuvat kommentin yhteyteen.
Kommentoinnin yhteydessä voi myös muuttaa asian prioriteettia sekä tilaa ja osoittaa asian toiselle projektin jäsenelle tehtäväksi. Huom. kun osoitat asian toiselle tehtäväksi katoaa se samalla omalta Yhteenveto-osion Omat tehtävät –listaltasi. Asia ilmestyy takaisin Omat tehtävät –listallesi jos se osoitetaan jälleen sinulle tehtäväksi.
Asiat-sivulla voi myös päivittää asian työaikasuunnitelmaa ja kirjata tehtyjä työtunteja asialle.
Asioiden seuraaminen ja kommentointi sähköpostilla
Asioita voi seurata ja kommentoida myös sähköpostilla. Sähköpostit tallentuvat järjestelmään kommenteiksi asiaa koskevaan kommentointiketjuun.
Käytössäsi on henkilökohtainen sähköpostiosoite kohdassa Lähetä kommentti sähköpostilla. Kun lähetät sähköpostin tähän osoitteeseen, niin tulee sen sisältö liitteineen kyseisen asian kommenttiketjuun sinun nimelläsi.
Jos haluat asian päivityksestä (=mistä tahansa muutoksesta tai kommentista) automaattisesti tiedon sähköpostiisi niin klikkaa Tarkemmat tiedot –kohdassa Seuraa-linkkiä. Tällöin asia on seurannassa ja saat asian päivittymisestä tiedon sähköpostiisi. Tämä on kätevää koska ei tarvitse aina erikseen kirjautua järjestelmään kun haluaa seurata valittujen asioiden edistymistä.
Asiaa voi myös kommentoida suoraan sähköpostilla.
Sähköpostimuistutusten käyttö toimii seuravasti:
- saat järjestelmästä sähköpostia kun seurattavaan asiaan on tullut päivitys (tai asia on sinulle osoitettu tai olet asiat omistaja)
- sähköposti sisältää
- asian otsikon, ID:n ja projektilinkin
- asiaan liittyvän viimeisimmän käyttäjäkommentin
- tiedon muutoksista: kenelle osoitettu, prioriteetti ja omistaja
- sähköpostissa on toimintapalkki josta klikkaamalla voi
- katsoa koko asian tiedot (vaatii sisäänkirjautumisen järjestelmään)
- sulkea asian (jos on asian omistaja)
- poistaa muistutuksen käytöstä kyseiselle asialle
- voit vastata sähköpostiin jolloin vastaus menee suoraan järjestelmään asian kommenttiketjuun
- huom. kun vastaat sähköpostiin niin tyhjennä ensin sähköpostin viestinkenttä mahdollisista edellisestä kommentista ja sisällytä sähköpostiin vain omat kommenttisi
- voit lisätä kommenttisähköpostiisi myös liitetiedostoja
Huom. Saat järjestelmästä tulevat sähköpostit osoitteesta [asian koodi]@[yrityksen nimi].cennoapp.com – jos et saa sähköpostia vaikka asia on seurannassa niin tarkista että posti ei ole mennyt roskapostikansioon. Salli sähköpostiohjelmastasi tarvittaessa kaikki viestit osoitteesta @[yrityksesi nimi].cennoapp.com.
Lisätietoja sähköpostitoiminnallisuuden käytöstä saat käyttöohjeen kohdasta Cennon sähköpostikäyttö.
Virstanpylväiden luominen
Voit luoda projektille virstanpylväitä ja liittää asioita virstainpylväisiin. Virstainpylväiden käyttö helpottaa asioiden tarkastelua kokonaisuuksina. Projektit-osion Asiat-sivun listaus näyttää asiat ryhmiteltyinä projektin virstainpylväiden alla.
Klikkaa Projektit-välilehteä ja klikkaa halutun projektin linkkiä niin valitun projektin Asiat-sivu aukeaa.
Klikkaa Luo virstanpylväs –nappia.
- Syötä virstanpylvään otsikko.
- Klikkaa kalenteri-ikonia ja valitse virstanpylväälle valmistumispäivä.
- Klikkaa Luo virstanpylväs –nappia tallentaaksesi virstanpylvään järjestelmään.
Projektin Asiat-sivu aukeaa ja näet virstanpylvään listauksessa.
- Voit muokata virstanpylvään nimeä ja päivämäärää klikkaamalla virstanpylvään oikealla puolella olevaa muokkaus-ikonia
- Voit poistaa virstanpylvään klikkaamalla virstanpylvään oikealla puolella olevaa roskakori-ikonia
- Voit avata ja sulkea virstanpylväitä (näyttää niihin liittyvät asiat) klikkaamalla virstanpylvään vasemmalla puolella olevaa kolmio-ikonia
Projektin aikajanan ja edistymisen graafinen seuranta
Projektit osion pääsivu
Aikajana:
- näyttää aikajanalla listattuja projekteja, joko yksityiskohtaisen tai suppean aikajanan avulla.
- suppeassa aikajanassa jokaista aikataulutettua projektia vastaa oma palkki. Aikajaksona on viikot ja kuukaudet.
- yksityiskohtaisessa aikajanassa jokaisen projektin aikataulutetut asiat näkyvät omina palkkeinaan. Aikajaksona on päivät.
Suppeaa aikajanaa voi liikutella hiiren rullalla, nuolinäppäimillä tai raahaamalla hiirellä päiväyspalkkia. Lisäksi yksittäisiä projekteja voi siirtää tai niiden pituutta voi muuttaa aikajanalla niitä raahaamalla. Kun siirrät tai muutat projektia, ilmaantuu pop-up ikkuna, jossa varmistetaan muutos. Suppealla aikajanalla näkyvät vain projektit joille on määritelty projektin alku- ja loppupäivä. Lisäksi projekteja voi muokata klikkaamalla hiiren vasenta näppäintä kaksi kertaa nopeasti halutun projektin päällä. Muokkausta varten aukeaa ikkuna, jossa projektin aloitus- ja lopetuspäivää voi vaihtaa. Ikkunasta on myös mahdollisuus valita ’Tarkempi muokkaus’, jonka klikkaaminen vie kyseisen projektin sivulle josta voit tarkastella ja muuttaa projektin perustietoja.
Yksityiskohtaista aikajanaa voi liikutella hiiren rullalla, nuolinäppäimillä tai raahaamalla hiirellä päiväyspalkkia. Yksityiskohtaisessa aikajanassa projektien alla näkyviä asioita ja virstanpylväitä voi siirtää, tai asian pituutta voi muuttaa aikajanalla niitä raahaamalla. Kun siirrät tai muutat asiaa tai virstanpylvästä, ilmaantuu pop-up ikkuna, jossa varmistetaan muutos. Lisäksi asioita voi muokata klikkaamalla hiiren vasenta näppäintä kaksi kertaa nopeasti halutun asian päällä. Muokkausta varten aukeaa ikkuna, jossa asiaan liittyviä keskeisiä parametreja voi muokata. Ikkunasta on myös mahdollisuus valita ’Tarkempi muokkaus’, jonka klikkaaminen vie kyseisen asian sivulle josta voit tarkastella ja muuttaa asian tietoja ja siihen liittyvää keskustelua.
Aikajana ja Aktiviteetit – sivu
Aikajana:
- näyttää aikajanalla projektin virstanpylväät lippuina aikajanalla
- näyttää aikajanalla projektin aikataulutetut asiat omina palkkeinaan
Aikajanaa voi liikutella hiiren rullalla, nuolinäppäimillä tai raahaamalla hiirellä päiväyspalkkia. Aikajanassa projektien alla näkyviä asioita ja virstanpylväitä voi siirtää aikajannalla niitä raahaamalla. Lisäksi asioita voi muokata klikkaamalla hiiren vasenta näppäintä kaksi kertaa nopeasti halutun asian päällä. Muokkausta varten aukeaa ikkuna, jossa asiaan liittyviä keskeisiä parametreja voi muokata. Ikkunasta on myös mahdollisuus valita ’Tarkempi muokkaus’, jonka klikkaaminen vie kyseisen asian sivulle josta voit tarkastella ja muuttaa asian tietoja ja siihen liittyvää keskustelua.
Aikajanojen tulostaminen:
- Kaikki aikajanat (aikajana-ikkunassa näkyvä osuus) voidaan tulostaa käyttämällä Tulosta linkkiä aikajanan oikeassa yläkulmassa.
- Tulosta –linkin painaminen avaa tulostusnäkymän aikajanaan, josta varsinainen tulostus paperille voidaan suorittaa.
- Ikkunan muodon takia suositellaan käytettäväksi Landscape/poikittain paperi-asetusta tulostettaessa