Näillä vinkeillä Cennon käyttö on entistä tuottavampaa!
Vapaa tekstihaku
Vapaan tekstihaun avulla pystyt tekemään sanahakuja projektiesi keskusteluista, asioista, aikamerkinnöistä, henkilöistä, tilapäivityksistä ja tiedostoista (tiedoston nimen mukaan).
Hakua tehdessäsi voit valita valikosta rajaatko hakua johonkin osa-alueeseen vai haetko kaikkialta. Hakutulokset ryhmitellään omiin välilehtiin sen osa-alueen perusteella ja numero välilehdessä osoittaa hakutulosten määrän.
Tässä on muutamia tapoja millä sanahakuja voi tarkentaa ja laajentaa:
projekti* – hakee ”projekti”-alkuisen sanan sisältävät tulokset
”projekti-ilmoitus” – hakee kaikki tulokset, joissa esiintyy yhdyssana projekti-ilmoitus
projekti ilmoitus – hakee kaikki tulokset, joissa esiintyy kummatkin sanat
projekti-ilmoitus – hakee kaikki tulokset, joissa esiintyy projekti, muttei ilmoitus sanaa. HUOM! ’-’ merkki tulkitaan miinus-merkkinä ilman lainausmerkkejä yhdyssanan ympärillä
Esimerkiksi jos haluat etsiä asioita joissa tietty henkilö on osallisena projektissa ”Projekti 1”:
”Matti Meikäläinen” +”Projekti 1″
Sähköpostitiedotteiden ja muistutusten asetukset
Järjestelmä lähettää sähköpostitiedotteita ja muistutuksia asioista ja projekteista joissa olet osallisena. Oletuksena sekä muistutukset että tiedotteet ovat päällä. Voit säätää niitä oma profiili osiosta seuraavasti:
- voit valita haluatko vastaanottaa muistutuksia asioista ja/tai virstanpylväistä
- voit valita haluatko vastaanottaa tiedotteita kun niitä osoitetaan/lähetetään sinulle asioihin/projekteihin liittyen
Projektien kommentointi ja profiilikuva
Kun haluat viestiä projekteissasi jotain KOKO projektitiimille kerralla, niin tämä käy helposti Projektit-välilehden alta valitsemalla ko. projekti ja menemällä Tiedot & Kommentit – välilehdelle. Projektikommentti näkyy kaikille henkilöille jotka on liitetty projektiin.
Mikäli et ole vielä lisännyt omaa profiilikuvaasi on sen lisääminen suositeltavaa. Tämä tapahtuu Oma profiili-osiosta. Profiilikuvasi näkyy sekä Yhteenveto-näkymässä että kommenttien yhteydessä muille käyttäjille.
Viestialueen sulkeminen
Uusille Cenno käyttäjille näytetään keltainen viestialue. Tämä alue vie Yhteenveto-näkymästä tilaa ja on suljettavissa helposti viestialueen oikeasta yläkulmasta ”Sulje viesti”-linkistä sen jälkeen kun olet päässyt käytössä hyvään vauhtiin.
Yksittäisten asioiden seuraaminen
Yksittäisen projektiasian tapahtumien seuraaminen on mahdollista vaikka et olisikaan ko. asian omistaja tai henkilö jolle se osoitetaan. ”Seuraa”-linkin avulla aktivoit seurannan asia näkymästä ja se löytyy ”Muokkaa”-napin vierestä. Tämän jälkeen saat jokaisesta ko. asian päivityksestä sähköpostitiedotteen.
Osoitekirjan hyödyntäminen Cenno sähköpostiosoitteiden käytössä
Sähköpostien siirtäminen suoraan Cennoon helpottuu merkittävästi jos tallennat henkilökohtaisen hiekkalaatikon, projektin tai asiakohtaisen Cenno sähköpostiosoitteen omaan osoitekirjaasi esim. ”Cenno hiekkalaatikko”, ”Cenno projekti asiakas1”, ”Cenno tehtävä1” nimellä.
Allaolevista aiemmista vinkeistä saat lisätietoa Cennon osoitetyypeistä ja mistä ne ohjelmasta löytyvät. Osoitteita on kolmea eri tyyppiä:
Huomaa että osoitteet ovat henkilökohtaisia ja näihin lähetetyt kommentit/asiat näkyvät järjestelmässä ko. käyttäjälle/käyttäjän nimellä. Osoitteet ovatkin tarkoitettu vain omaan käyttöön.
Organisaatiot, käyttäjät ja projektit
Cennon yksi parhaista ominaisuuksista on se kuinka helppoa on kutsua uusia käyttäjiä ja lisätä heidät projekteihin yli organisaatiorajojen. Käyttö ei siis tarvitse rajoittua vain yksittäisen yrityksen, yksikön tai yhteisön käyttöön vaan pääkäyttäjät voivat lisätä helposti uusia organisaatioita, kutsua käyttäjiä ja liittää käyttäjät projekteihin mukaan.
Ohjeet uusien yritysten ja käyttäjien lisäämiseen löytyy palvelun oikean ylänurkan linkistä Ohjeet -> Henkilöt. Näiden lisääminen on mahdollista pääkäyttäjille.
Asioiden muokkaus kalenteri ja aikajananäkymissä
Mikäli käytät kalenteria työn suunnitteluun ja resursointiin ja/tai aikajana toiminteita niin pääset muokkaamaan nopeasti asioita mini-ikkunasta tuplaklikkaamalla kynä-ikonia kalenterinäkymissä tai palkkia aikajananäkymissä.
Sähköpostikäyttö osa 3
Asiakohtaisen kommenttiketjun sähköpostiosoitteen poimiminen
Kommenttikentän oikeasta yläreunasta voi kopioida (tai klikata) henkilökohtaisen sähköpostiosoitteen jonka avulla voit lähettää kommentteja ja liitetiedostoja suoraan sähköpostilla kommenttiketjuun.
Koska osoite on henkilökohtainen päätyvät sähköpostilla lähetetyt viestit sinun henkilökohtaisina kommentteina. Asian kommenttien sähköpostisoite on henkilökohtainen eikä sitä tule jakaa muille tai laittaa näkyviin sähköpostin TO(vastaanottaja) tai CC(kopio) kenttään lähetettäessä muille. BCC(piilokopio) kentässä voi henkilökohtaista sähköpostiosoitetta käyttää.
Projektikohtaisen kommenttiketjun sähköpostiosoitteen poimiminen
Kommenttikentän oikeasta yläreunasta voi kopioida (tai klikata) henkilökohtaisen sähköpostiosoitteen jonka avulla voit lähettää kommentteja ja liitetiedostoja suoraan sähköpostilla kommenttiketjuun.
Koska osoite on henkilökohtainen päätyvät sähköpostilla lähetetyt viestit sinun henkilökohtaisina kommentteina. Projektin kommenttien sähköpostisoite on henkilökohtainen eikä sitä tule jakaa muille tai laittaa näkyviin sähköpostin TO(vastaanottaja) tai CC(kopio) kenttään lähetettäessä muille. BCC(piilokopio) kentässä voi henkilökohtaista sähköpostiosoitetta käyttää.
Sähköpostikäyttö osa 2
Asian kommentointi sähköpostilla
Kun joku kommentoi tai osoittaa sinulle asian niin saat allaolevan kaltaisen sähköpostin. Mikäli kommenttiin on liitetty liitetiedostoja
niin se näkyy sähköpostissa suorana linkkinä. ”Näytä asia kokonaisuudessa” linkillä pääset suoraan ko. asiaan Cennossa.
Mikäli haluat vastata kommenttiin suoraan sähköpostilla ja/tai liittää tiedostoja kyseiseen asiaan niin painamalla vastaa, tulee näkyviin asia- ja henkilökohtainen vastausosoite, johon vastaus ohjautuu. Vastaus liitetiedostoineen siis menee kommentiketjun jatkoksi.
Kuten yllä niin huomaathan että mikäli et halua sähköpostin ”häntää” osaksi kommenttia niin poista se, jolloin vastaus on allaolevan näköinen.
Projektin kommentointi sähköpostilla
Kun saat sähköpostilla koko projektille kuuluvan kommentin niin vastaus tapahtuu aivan vastaavalla tavalla kuin asialle. Huomaathan että kun vastaat projektiin kommenttina niin kyseinen vastaus päätyy projektin kommenttiketjuun talteen ja samalla välittyy samalla kaikille ko. projektiin kuuluville.
Projektin kommentointi sähköpostilla
Kun saat sähköpostilla koko projektille kuuluvan kommentin niin vastaus tapahtuu aivan vastaavalla tavalla kuin asialle. Huomaathan että kun vastaat projektiin kommenttina niin kyseinen vastaus päätyy projektin kommenttiketjuun talteen ja samalla välittyy samalla kaikille ko. projektiin kuuluville.
Kun haluat luoda uuden asian Cennoon niin klikkaa linkkiä omasta profiilista tai kopioi sähköpostiosoite käyttämääsi sähköpostiohjelmaan.
Sähköpostikäyttö osa 1
Perusminaisuudet
- omasta profiliista löytyy käyttäjän henkilökohtainen Cenno sähköpostiosoite jonka avulla voi lähettää asioita sähköpostilla liitetiedostojen kera suoraan Cennoon (vain pääkäyttäjä yrityksen käyttäjät). Sähköpostin otsikosta tulee asian otsikko, sähköpostin sisällöstä tulee asian kuvaus ja liitetiedostot liitetään ko. asiaan
- yksittäisen asian tai projektin kommentointi sähköpostilla joihin voidaan liittää myös liitetiedostoja. Jokaisella asialla ja projektilla on oma sähköpostiosoite johon lähetettäessä sähköpostin sisältö päätyy kommentiksi ko. projektiin/asiaan ja liitetiedostot asian/projektiin. Asian tai projektin osoite voidaan sisällyttää TO, CC tai BCC kentään.
Tiedotteet ja muistutukset:
- automaattiset sähköpostitiedotteet kun sinulle osoitetaan tehtävä tai projektiisi tulee kommentti
- automaattiset sähköpostimuistutukset virstanpylväistä ja asioista kun määritelty valmistumisajankohta täyttyy ja sitä ei ole saatettu loppuun
Riippuen sähköpostiohjelmasta ja asetuksista tiedotteet/muistutukset näyttävät allaolevan kaltaisilta. Tiedotteet sisältävät lisäksi erilaisia linkkejä joiden avulla pääset suorittamaan eri toiminteita klikkaamalla linkkiä. Suora linkkaustoiminne ilman kirjautumista onnistuu mikäli sinulla on käytössä kirjautumissivun ”Muista minut” toiminne ja et ole kirjautunut selaimessa ulos Cennosta.
Asetukset Oma profiili-linkin takaa:
– voit valita joko HTML teksti tai pelkkä teksti sähköpostin muodoksi
– voit valita haluatko vastaanottaa muistutuksia asioista ja virstanpylväistä
– voit valita haluatko vastaanottaa tiedotteita kun niitä osoitetaan/lähetetään sinulle asioihin/projekteihin liittyen
– näet henkilökohtaisen sähköpostiosoitteesi(vain pääkäyttäjä yrityksen käyttäjät) jonka avulla voit lähettää Cennoon sähköpostia suoraan uusiksi asioiksi. Sähköpostisoite on siis henkilökohtainen eikä sitä tule jakaa muille. Tähän osoitteeseen lähetetyt sähköpostit päätyvät ”Hiekkalaatikko” nimiseen projektiin yksityisenä asiana. Mikäli haluat osoittaa sen toiselle henkilöille niin sinun pitää käydä muuttamassa se ensin ”Yksityinen” tilasta jonka jälkeen voit siirtää sen eteenpäin. Yksityisiä asioita voi myös siirrellä projektista toiseen.
Vapaa tekstihaku
Tiedostojen, asioiden, kommenttien jne. etsiminen voi olla työlästä jos työskentelet useissa projekteissa tai jos sinulla on paljon asioita joita pitää seurata. Onneksi Cenno tarjoaa vapaan tekstihaun ja hakukentän löydät aina oikeasta ylänurkasta. Kun muistat jonkun aiheeseen liittyvän yksittäisen sanan niin kaikki sanaan liittyvät oleelliset tulokset näytetään. Oletuksena haku suoritetaan kaikkialle projektiesi sisältöön mutta voit myös rajata hakua alasvetovalikosta esimerkiksi pelkkiin asioihin. Nyt tärkeät asiasi eivät pääse katoamaan enää ja löydät ne nopeasti. Tuloksellista etsimistä!
Omat tehtävät
Henkilökohtaisten tehtävien seuraaminen on helppoa Yhteenveto näkymän Omat tehtävät – välilehdeltä. Tässä näkymässä on listattuna kaikkien käyttäjien sinulle osoittamat tehtävät. Klikkaamalla tehtävän otsikkoa pääset katsomaan tehtävään liittyvää keskustelua ja osallistumaan siihen.
Mobiilikäyttö
Tiesitkö että Cennoa voit käyttää myös kätevästi kännykällä? Mene puhelimellasi Cenno-tiliisi samaan osoitteeseen kuin web-selaimella ja palvelu tunnistaa automaattisesti yleisimmät puhelinmallit ja tarjoaa mobiiliversiota. Mobiiliversioon voi siirtyä myös täysversion oikeasta alanurkasta olevasta linkistä. Mobiiliversio on riisutumpi mutta sen avulla voit tehdä seuraavia asioita:
- nähdä kuluvalle päivälle suunnitellut työt ja tehdä tilapäivityksiä
- luoda uusia asioita ja näihin voi lisätä liitetiedostoina esim. valokuvia
- nopea ja helppo työaikojen raportointi projekteille
